Hier erklären wir Ihnen wie Sie in SCALARA alle Formen der vertraglichen Nutzung von Immobilien managen.
1. Anlage eines Mietvertrages
Zunächst suchen Sie sich die Immobilie aus, für die Sie ein neues Mietverhältnis anlegen möchten.
Stellen Sie sicher, dass die Basisdaten der Immobilie vollständig sind, insbesondere, dass alle Einheiten vollständig eingeben wurden.
Hinweis: Schauen Sie zu Anlage von Einheiten auch in diesen Wissensartikel.
Klicken Sie dann in der Immobilien unter "Mietverwaltung" auf "Nutzungen/Mietverträge".
Hier sehen Sie alle Nutzungen dieser Immobilie. Ganz rechts können Sie nach aktuellen, kommenden und vergangenen Nutzungen filtern.
Klicken Sie nun rechts oben auf "Nutzung hinzufügen".
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie nun zunächst auswählen, um welche Art von Nutzung es sich handelt.
Als nächstes können Sie wählen, ob es sich um eine private oder gewerbliche Vermietung handelt und ob eine Umsatzsteuerberechtigung vorliegt.
Im Anschluss wählen Sie aus, auf welche Einheit sich die Nutzung bezieht.
An dieser Stelle können Sie den Mietvertrag auch auf mehrere Einheiten ausweiten, z.B. wenn auch ein Tiefgaragenstellplatz Bestandteil des Mietvertrages ist.
Danach geben Sie den Zeitraum der Nutzung sowie sonstige zeitliche Details ein.
Wenn es sich um einen unbefristeten Mietvertrag handelt, lassen Sie das Enddatum einfach frei.
Achtung: Sollte es sich um einen Zeitmietvertrag handeln, werden die Mietforderungen ab dem Enddatum nicht mehr generiert.
Sollten Sie den Mietvertrag also verlängern, achten Sie bitten darauf, dies rechtzeitig in SCALARA zu dokumentieren, damit die Mietforderungen im Finanzenbereich entsprechend stimmen.
Im nächsten Schritt geben Sie dann den Mieter an.
Hier können Sie entweder einen neuen Kontakt anlegen oder einen bestehenden Kontakt auswählen.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie Kontakte über alle Immobilien hinweg gespeichert und damit ausgesucht werden können. Im Zweifel macht es Sinn, erst mal unter den bestehenden Kontakten zu suchen, ob Sie mit dem neu anzulegenden Mieter schon eine Geschäftsbeziehung haben.
Wenn Sie einen neuen Kontakt anlegen, können Sie wählen ob es sich um eine "Personenvereinigung" oder eine natürliche Person handelt.
Hinweis: Schauen Sie sich für den Unterschied gerne auch den Wissensartikel zu den Kontakttypen an.
Bei der Anlage als neuen Kontakts ist die Adresse mit der Adresse des Mietobjekts vorausgefüllt.
Wenn Sie den ersten Mieter ausgewählt haben, können Sie im Anschluss weitere Mietvertragsparteien hinzufügen. Bitte tragen Sie hier alle Mieter einzeln ein.
Danach können Sie die Personenanzahl für diese Nutzung eingeben. Dies ist eine verpflichtende Angabe, da diese für die Berechnung der Nebenkostenabrechnung relevant ist.
Im nächsten Schritt können Sie dann die Details zum Mietvertrag eintragen:
Mietpreis, Kaution, Kleinstreparaturklausel und sonstige relevante Angaben.
Zudem können Sie hier Dokumente & Dateien hochladen, die für dieses Mietverhältnis relevant sind, wie z.B. die Selbstauskunft oder den Bonitätsnachweis.
Hinweis: Die hochgeladenen Dokumente & Dateien können die Mieter in Ihrem eigenen SCALARA Profil einsehen und herunterladen.
Eingabe des Mietpreises
Sie haben bei SCALARA die Möglichkeit, den Mietpreis genauso einzugeben, wie Sie ihn vereinbart haben. Dafür stehen Ihnen vier Optionen zur Verfügung.
Zudem können Sie bereits bekannte Anpassungen bereits hier hinterlegen, z.B. bei einem Staffel- oder Indexmietvertrag oder wenn Ihnen die nächste Mieterhöhung bereits bekannt ist.
Das führt dazu, dass die Miethöhe sich im Finanzenbereich automatisch zum Fälligkeitszeitpunkt anpasst und Sie sich nach der einmaligen Eingabe darum nicht mehr kümmern müssen.
Zudem können Sie eine individuelle Fälligkeit für die Mietzahlung bestimmen.
Diese wird dann für die Generierung im Finanzenbereich zugrunde gelegt.
Hinweis: Wenn Sie mehr zur Generierung von Mietzahlungen wissen möchten, schauen Sie gerne in diesem Wissensartikel.
2. Anlage eines Leerstands
Wenn Sie einen Leerstand dokumentieren wollen, klicken Sie unter "Nutzungen/Mietverträge" ebenfalls zunächst rechts oben auf "Nutzung hinzufügen".
Dann wählen Sie "Leerstand" im neuen Fenster aus.
Hier geben sie die Einheit an, auf die sich der Leerstand bezieht sowie den Zeitraum.
Klicken Sie zum Abschluss auf "Speichern".
3. Anlage einer Selbstnutzung
Bei der Selbstnutzung geben Sie einfach die entsprechende Einheit oder Einheiten und den Zeitraum an.
Im nächsten Schritt ist der Eigentümer als Nutzer bereits vorausgefüllt.
Geben Sie zudem die weiteren Parteien ein, die die Einheit nutzen sowie die Gesamtpersonenanzahl für den Nutzungszeitraum.
Im letzten Schritt geben Sie dann optional die Mietzahlungen ein, die der selbstnutzende Eigentümer hat.
Auch hier können Sie noch sonstige Angaben machen und Dateien & Dokumente hinzufügen.
