Sie können Ihren ganzen Zahlungsverkehr ganz entspannt in SCALARA integrieren und managen. Dieser Artikel gibt Ihnen einen umfassenden Überblick.
I. Einbindung Bankverbindung
Um Ihren Zahlungsverkehr in SCALARA zu integrieren, müssen Sie zunächst Ihre Bankverbindungen in der Software einbinden.
Klicken Sie hierfür einfach in Ihrem Account auf "Bankkonten" und fügen Sie eine neue Bankverbindung hinzu.
Hier sehen Sie auch eine Übersicht über alle verbundenen Bankverbindungen und deren Status. Mehr Informationen zur Synchronisation finden Sie in diesem Hilfe-Artikel.
Sie können sowohl über das EBICS, als auch über das FinTS-Verfahren mit Pin/Tan-Eingabe die Bankverbindungen einbinden.
II. Synchronisation der Bankumsätze
Sobald die Bankverbindung hergestellt und mit der entsprechenden Immobilie verknüpft ist, werden jede Nacht automatisch die Bankumsätze synchronisiert.
Nach 90 Tagen muss die Verbindung durch eine Authentifizierung erneuert werden. Dies ist eine Vorgabe der BaFin.
III. Verbuchung der Bankumsätze
Wenn Sie sich morgens bei SCALARA einloggen, sind die Bankumsätze tagesaktuell verfügbar und können verbucht werden. Durch die direkt Integration des Zahlungsverkehrs wird dieser auch sofort in die entsprechenden Buchhaltungskonten gebucht ohne "gegen die Bank" buchen zu müssen. Neben den manuellen Buchungen wird die Verbuchung durch Buchungsvorschläge und Buchungsregeln weitgehend automatisiert.
Lesen Sie zur Verbuchung auch die entsprechenden Artikel in der Wissensdatenbank.
Sobald Sie einen Vorschuss oder Mietforderung erstmalig verbuchen, können Sie die Kontoverbindung des Mieters oder Eigentümers im selben Schritt dem entsprechenden Kontakt zuweisen.
IV. Zahlungsaufträge
Wenn Sie die Bankverbindung mit der entsprechenden Immobilie verknüpft haben, können Sie auch Zahlungsaufträge direkt in SCALARA erstellen, prüfen und freigeben.
Die Übersicht sehen Sie in den Finanzen der entsprechenden Immobilie unter "Aufträge". 
1. Überweisungen
Um eine Überweisung anzulegen, klicken Sie auf "Hinzufügen" und wählen Sie die Bankverbindung aus, von der Sie überweisen möchten.
Geben Sie dann die entsprechenden Daten der Überweisung wie gewohnt ein.
Der Zahlungsauftrag wird dann zur Prüfung in der Liste der Aufträge eingestellt und kann dann gemeinsam mit den weiteren Zahlungsaufträgen desselben Ausführungstages freigegeben werden.
Für die Freigabe werden Sie dann an unseren Partner FinAPI weitergeleitet. Hier können die Zahlungsdetails noch einmal geprüft werden und je nach Verfahren freigegeben werden.
2. Lastschriften
Auch Lastschriften können ganz einfach mit SCALARA erstellt werden.
Für Vorschüsse und Mietforderungen werden die Lastschriften automatisch generiert und vorausgefüllt mit den Daten, die Sie bereits in den Stammdaten der Immobilie eingegeben haben. Diese müssen nur noch ergänzt werden.
Die Anlage, Prüfung und Freigabe laufen genauso wie bei einer Überweisung.
Allerdings müssen Sie bei der Erstellung der Lastschrift noch Ihre Mandats ID eingeben.
Sobald die automatisch generierte Lastschrift den Umsatz eingezogen hat und damit die Banktransaktion synchronisiert wurde, wird der Umsatz automatisch verbucht und gleichzeitig der entsprechende offene Posten geschlossen.
V. Automatische Rechnungserkennung und -verarbeitung
(Verfügbar ab August 2024)
Zukünftig wird der Zahlungsverkehr in SCALARA noch einfacher.
Mit der neuen Funktion der automatischen Rechnungserkennung können Rechnungen ausgelesen werden und gleichzeitig sowohl der Zahlungsauftrag als auch die anschließende Verbuchung im selben Schritt vorgenommen.
