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      Onboarding in SCALARA – Schritt-für-Schritt-Anleitung

      Dieser Artikel stellt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Start in SCALARA dar. Die Anleitung umfasst das Einrichten sowie das Nachbuchen eines ganzen Jahres bis hin zur Jahresabrechnung/Betriebskostenabrechnung.

      Wir haben Ihnen hier alle wichtigen Schritte aufgeführt und alle dazugehörigen Anleitungen in Form von Wissensartikeln und Videos zusammengestellt. So können Sie sich an den Schritten entlanghangeln und sich damit geführt in SCALARA einrichten und Ihre erstes Jahr nachbuchen.

      Wenn Sie weitere Fragen haben, zu denen Sie keine Antworten in dieser Anleitung finden, schauen Sie sich bitte hier in unserer Wissensdatenbank um. Sie finden hier viele weitere hilfreiche Artikel zu Themen aus der Software, die es nicht in diese Einrichtungsanleitung geschafft haben. Nutzen Sie die Suche im oberen Bereich um nach Begriffen zu suchen.

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      Zudem möchten wir Sie auf unsere weiteren Wissensressourcen hinweisen, die Ihnen 24/7 zur verfügung stehen:

      • Unsere KI-Assistentin Lara von SCALARA, die Ihnen nahezu alle Fragen beantworten kann (Grüner Hilfe-Button in der Software)
      • Unsere Praxis-Guides zu allen einzelnen Funktionen von SCALARA
      • Unsere Erklärvideos, die Ihnen kurz & knapp eine Einführung geben
      • Unsere Fachseminare für fachliche Unterstützung

      Sollte Ihnen eine Information fehlen oder technische Probleme auftreten, melden Sie sich gerne an unser Supportteam. Hier finden Sie das Supportcenter. 

       


      Inhaltsverzeichnis

      1. Immobilien & Einheiten anlegen
      2. Immobiliendaten vervollständigen (dieser Schritt ist für die Buchhaltung nicht obligatorisch)
      3. Buchhaltung eröffnen 
      4. Bankverbindung herstellen oder manuelles Konto hinzufügen
      5. Buchhaltungskonten individualisieren
      6. Anfangsbestände eingeben
      7. Wirtschaftsplan anlegen (WEG-Verwaltung)
      8. Mietforderungen generieren (Miet- & SE-Verwaltung)
      9. Jahresabschluss direkt anlegen / Betriebskostenabrechnung anlegen
      10. Ein Wirtschaftsjahr nachbuchen
        1. Forderungen & Verbindlichkeiten gegenüber Einheiten und Mietern verbuchen
        2. Offene Posten gegenüber Dritten erstellen und verbuchen
        3. Verbuchen von Einnahmen und Ausgaben
      11. Jahresabschluss / Betriebskostenabrechnung fertigstellen
      12. Weitere Anleitungen

      1.) Immobilien & Einheiten anlegen

      Als erstes müssen Sie natürlich die Immobilien in SCALARA anlegen. Diese können Sie manuell eingeben oder unser Migrationstool nutzen. Wir empfehlen in der Regel, erst einmal mit ein paar Immobilien zu starten und sich mit diesen in SCALARA einzufinden und den restlichen Bestand später zu migrieren.

      1. Artikel: Immobilien und & Einheiten manuell eingeben
      2. Artikel: Eigentümer (WEG, MV, SEV) 
      3. Artikel: Nutzungen (MV) anlegen
      4. Artikel: Daten migrieren als schnellere Alternative 

      2.) Immobiliendaten vervollständigen (dieser Schritt ist für die Buchhaltung nicht obligatorisch)

      Sie können nun Dateien und Dokumente hinzufügen, Dienstleister hinzufügen, die Technische Ausstattung vervollständigen – wenn Sie möchten, können Sie diesen Teil auch zu einem späteren Zeitpunkt erledigen und direkt mit der Buchhaltung starten. 
      Die Eingaben von Dokumenten und technischen Ausstattungen sind nicht notwendig für die Buchhaltung, erhöhen den Automatisierungsgrad gerade in der automatischen Verbuchung aber drastisch.

      1. Artikel: Mieter, Dienstleister etc. anlegen 
      2. Artikel: Dokumente und Dateien hochladen
      3. Artikel: Technische Ausstattung eingeben

      3.) Buchhaltung eröffnen

      Sie müssen für jede Immobilie, zu der Sie die Buchhaltung nutzen möchten, diese zuerst eröffnen.  

      1. Artikel: Buchhaltung eröffnen 

      4.)  Bankverbindung herstellen oder manuelles Konto hinzufügen

      Als nächstes verbinden Sie Ihre Bankkonten damit Umsätze und Kontostände in SCALARA geladen werden. 

      1. Artikel: Bankverbindung herstellen
      2. Artikel: EBICS-Verbindung einrichten

      Wenn Sie eine Liegenschaft von einem Vorverwalter übernommen und somit keinen Online-Zugriff auf die Bankverbindung haben, die der Vorverwalter genutzt hat, können Sie dafür ein manuelles Konto anlegen. Hier können Sie dann Umsätze importieren und diese verbuchen. Sie können natürlich auch ganz ohne Umsätze buchen, wir empfehlen Ihnen aber die Verbuchung mit Umsätzen, da dies ein Abgleich der Geldkontensalden und Buchhaltungskontensalden ermöglicht.
      1. Artikel: Bankkonten und Umsätze manuell hochladen

      Nützliche Videos zu diesem Themengebiet:

      1. Video: Praxisguide – Zahlungsverkehr in SCALARA

      5.) Buchhaltungskonten individualisieren

      SCALARA bietet Ihnen einen eigenen Kontenrahmen an, den Sie allerdings individuell anpassen können. Sie können Konten bearbeiten (Zusatzbezeichnungen vergeben, Umlagefähigkeit anpassen) sowie Konten duplizieren und umbenennen.

      So können Sie sich z.B. Ausgabenkonto je Gebäude anlegen oder Konten für einzelne Versicherungen anlegen. 

      1. Artikel: Grundlagen zur Kontenübersicht 
      2. Artikel: Buchhaltungskonto bearbeiten und kopieren
      3. Artikel: Rücklage / Sonderumlage hinzufügen

      6.) Anfangsbestände eingeben 

      In der Regel starten unsere Kunden nicht mit einem laufenden Jahr in SCALARA, sondern möchten ein vergangenes Jahr nachbuchen und den Jahresabschluss mit SCALARA erstellen.

      Sprich, sie starten z.B. in 2024 und möchten 2023 nachbuchen und den Abschluss für 2023 erstellen.

      Hierfür müssen Sie die Anfangsbestände (aller Geldmittel) zu einem Stichtag einmal in SCALARA übertragen. Der Stichtag ist in der Regel der erste Tag, des Wirtschaftsjahres, mit dem Sie starten möchten.

      1. Artikel: Anfangsbestand eingeben

      Wichtig: Ab diesem Tag werden Umsätze aus den Bankkonten gezogen, die Sie verbuchen können. Auch die Mietforderungen werden erst ab diesem Datum generiert. 



      7.) Wirtschaftsplan anlegen (WEG-Verwaltung)

      Wichtig: Der Wirtschaftsplan ist zwingend erforderlich, wenn Sie die Jahresabrechnung mit SCALARA machen möchten. Der Plan generiert automatisch die Vorschüsse (Forderungen ggü. den Einheiten), so dass Sie keine Soll-Stellungen anlegen müssen. 


      Die Planwerte, Vorschüsse, Zahlungen der Einheiten und alle weiteren Buchungen werden im Jahresabschluss automatisch gezogen und miteinander verrechnet, sodass Sie nichts weiter tun müssen.

      Achten Sie hier bitte darauf, ob Sie einen neuen Wirtschaftsplan erstellen und planen möchten, oder einen bestehenden Wirtschaftsplan in SCALARA übertragen möchten. 

      Wenn Sie ein Jahr nachbuchen möchten, müssen Sie einen bestehenden Wirtschaftsplan in SCALARA einpflegen, damit die entsprechenden Vorschuss-Forderungen automatisch erstellt werden und Sie diese verbuchen können. In diesem Typ des Plans, haben Sie die Möglichkeit die Beträge der Einheiten anzupassen (z.B. zu runden). Die Forderungen werden dann mit den angepassten Beträgen erstellt.

      1. Artikel: Grundlagen Wirtschaftsplan anlegen 
      2. Artikel: Bestehenden Wirtschaftsplan eintragen
      3. Artikel: Rumpfjahr anlegen
      4. Artikel: Grundlagen für Verteilerschlüssel
      5. Artikel: Verteilerschlüssel für Verbräuche im Wirtschaftsplan anlegen
      6. Artikel: Sonderumlage / Weitere Rücklage anlegen und im Plan einbeziehen (oder manuell anlegen)

      Nützliche Videos zu diesem Themengebiet:

      1. Video: Praxisguide – Wie Sie einen Wirtschaftsplan mit SCALARA erstellen

      8.) Mietforderungen generieren (Miet- & SE-Verwaltung)

      Die Forderungen werden automatisch generiert, anhand der Daten die Sie in den Nutzungen eingetragen haben. Wenn es eine Mieterhöhung gibt, können Sie diese in der Nutzung eintragen und die Mietforderungen in der Buchhaltung passen sich automatisch an. Sie müssen das Generieren lediglich einmal initial anstoßen, nachdem Sie alle Nutzungen eingetragen haben und die Abfangsbestände gesetzt haben.

      Artikel: Mietforderungen generieren


      9.) Jahresabschluss direkt anlegen / Betriebskostenabrechnung anlegen

      Wir empfehlen Ihnen, einen Jahresabschluss für ein Wirtschaftsjahr direkt nach dem Wirtschaftsplan anzulegen oder eben spätestens, sobald das entsprechende Jahr begonnen hat. Gleiches gilt für die Betriebskostenabrechnung in der Mietverwaltung. So können Sie immer mal wieder reinsehen, nachdem Sie etwas verbucht haben und können so direkt sehen, wie die Buchungen im Jahresabschluss dargestellt werden und welche Auswirkungen einzelne Buchungen haben.

      Dies ist besonders am Anfang sehr hilfreich und Sie lernen schneller, wie die Software funktioniert und wie sich auch die automatische Verbuchungen auswirken. Ein weiterer Pluspunkt daran: Sie lernen direkt über das Jahr hinweg alles richtig zu verbuchen. Der Jahresabschluss 'füllt' sich somit über das Jahr. Sie können zwischendurch immer mal prüfen und müssen am Ende des Jahres keine Umbuchungen mehr tätigen.

      Der Jahresabschluss steht direkt, ohne, dass Sie etwas tun müssen (außer natürlich: ihn den Eigentümern zu Vorlage freigeben).

      Vergessen Sie nicht, hier regelmäßig auf 'Aktualisieren' zu klicken, damit neue Buchungen im Abschluss einfließen können.

      1. Artikel: Jahresabschluss anlegen
      2. Artikel: Betriebskostenabrechnung anlegen 

      Nützliche Videos zu diesem Themengebiet:

      1. Video: Praxisguide – Rechtssicheren Jahresabschluss anlegen
      2. Video: Praxisguide – Die IST Rücklage
      3. Video: Fachseminar – WEG Jahresbaschluss, Überwachung der Ein-&Ausgaben und Abrechung
      4. Video: Fachseminar – Unbekanntes Wesen Vermögensbericht

      10.) Ein Vorjahr nachbuchen

      Um das Buchen für Sie so einfach wie möglich zu machen, haben wir hier Geschäftsvorfälle entwickelt, mit denen Sie alles verbuchen können. Darüber hinaus gibt es Buchungsvorschläge für Vorschüsse und Mietzahlungen sowie Buchungsregeln für alle weiteren Einnahmen und Ausgaben (hier werden Umsätze dann automatisch verbucht). 

      Einnahmen und Ausgaben können Sie direkt verbuchen, oder sich vorher offene Posten anlegen, die Sie dann mit dem Umsatz schließen können. 

      In diesem Abschnitt finden Sie alles zum Verbuchen von Forderungen & Verbindlichkeiten gegenüber Einheiten und Mietern, Erstellen und Schließen von offenen Posten (gegenüber Dritten) und Verbuchen von weiteren Einnahmen und Ausgaben (Dies ist eine Auswahl der am häufigsten vorkommenden Geschäftsvorfälle.).

      10.a.) Forderungen & Verbindlichkeiten gegenüber Einheiten und Mietern verbuchen

      Nachzahlungen & Rückzahlungen
      In Ihren Umsätzen finden Sie sehr wahrscheinlich Rückzahlungen und Nachzahlungen aus Vorjahren, die sich aus einer Abrechnung ergeben, die Sie nicht mit SCALARA erstellt haben. Da für dieses Vorjahr keine automatischen Sollstellungen existieren können, müssen Sie diese wie folgt verbuchen:

      1. Artikel: Rückzahlungen und Nachzahlungen (Abrechnungsspitzen) aus Vorjahren (WEG)
      2. Artikel: Rückzahlungen und Nachzahlungen der Betriebskostenabrechnung aus Vorjahren (Mietverwaltung)

      Vorschüsse / Mietforderungen
      Der Wirtschaftsplan hat Ihnen die Vorschuss-Forderungen für das gesamte Jahr automatisch erstellt und die Mietforderungen wurden alle generiert. Diese müssen nun mit den Umsätzen geschlossen werden. 

      SCALARA kann Buchungsvorschläge für Vorschusszahlungen generieren, die Sie nur noch mit einem Klick annehmen müssen. (Voraussetzungen sind hier für, dass Sie bei dem Kontakt die Bankverbindung angegeben haben und dass die Beträge der Einzahlungen mit den Beträgen der Forderungen übereinstimmen.)

      1. Artikel: Buchungsvorschläge
      2. Artikel: Vorschüsse verbuchen (manuell)
      3. Artikel: Miete verbuchen (manuell)
      4. Artikel: Verbuchen eines überzahlten Vorschusses 
      5. Artikel: Verbuchen einer überzahlten Miete
      6. Artikel: Verbuchen von Sammellastschriften
      7. Artikel: Rücklastschriften verbuchen
      8. Artikel: Kaution verbuchen – Eingang und Rückzahlung (Mietverwaltung)

      10.b.) Offene Posten gegenüber Dritten erstellen und verbuchen

      Hierunter sind alle Einnahmen und Ausgaben zu verstehen, die sich nicht auf Einheiten oder Mieter beziehen. Damit sind z.B. Rechnungen von Dienstleister, Versorgern und weiteren Dritten gemeint. Sie können sich offene Posten einstellen, die noch nicht beglichen wurden, damit diese auch im Vermögensbericht erscheinen.

      1. Artikel: Sinn und Zweck der Merkliste 
      2. Artikel: Offene Posten erstellen und schließen

      10.c.) Verbuchen von Einnahmen und Ausgaben

      Hierunter sind alle Einnahmen und Ausgaben zu verstehen, die sich nicht auf Einheiten oder Mieter beziehen. Damit sind z.B. Rechnungen von Dienstleister, Versorgern und weiteren Dritten gemeint.

      Hier haben Sie mehrere Möglichkeiten:

      • Sie können die Umsätze manuell verbuchen
      • Die Rechnungen via dem Rechnungsverarbeitungs-Tool einlesen und verbuchen lassen
        (dies funktioniert sehr gut für einfache Rechnungen ohne Gutschriften/Verrechnungen etc., z.B. die Hausmeisterrechnung)
      • Buchungsregeln erstellen (für alle wiederkehrenden Umsätze, diese werden dann vom System automatisch verbucht. Achtung: dies funktioniert aktuell noch nicht rückwirkend – nur für kommende Umsätze. Zum Nachbuchen eines Jahres also eher weniger geeignet, aber sehr sinnvoll für alle kommenden Geschäftsvorfälle.).
      1. Artikel: Einnahmen und Ausgaben manuell verbuchen
      2. Artikel: Splitbuchungen (Einen Umsatz auf mehrere Buchhaltungskonten aufteilen)
      3. Artikel: Umsätze Abgrenzen
      4. Artikel: Versorgerrechnung mit Verrechnung von Gutschriften & Nachzahlungen verbuchen
      5. Artikel: Gutschrift von Versorgern, Dienstleistern oder Dritten verbuchen
      6. Artikel: Rechnungsverarbeitungs-Tool mit OCR Erkennung ––– Artikel folgt bald
      7. Artikel: Buchungsregeln erstellen und automatisch ausführen lassen

      Ein paar spezielle Fälle:

      1. Artikel: Umbuchungen auf Buchhaltungskonten vornehmen 
      2. Artikel: Umbuchungen zwischen Bankkonten verbuchen / Umsätze Ignorieren 
      3. Artikel: Lagernde Vorräte wie Pellets, Öl, Flüssigas verbuchen
      4. Artikel: Mahngebühren verbuchen

      Wenn Sie einen weiteren Geschäftsvorfall haben, den Sie nicht in unserer Buchungsliste in der Software finden, und nicht mit unseren bisherigen Fällen abdecken können, melden Sie uns dies gerne. Wie prüfen dies und können unsere Liste erweitern.

       

      11.) Jahresabschluss / Betriebskostenabrechnung fertigstellen

      Da Sie diesen schon vorher angelegt haben, hat sich der Jahresabschluss schon von alleine gefüllt. Vergessen Sie nicht, hier regelmäßig auf 'Aktualisieren' zu klicken, damit neue Buchungen im Abschluss einfließen können.

      Wenn Sie alle Umsätze aus dem Jahr verbucht haben, sollte nun der Saldenabgleich zum 31.12. übereinstimmen. Hier wird geprüft, ob die Beträge der Geldkonten und die Beträge der Buchhaltungskonten übereinstimmen. 

      1. Artikel: Was ist, wenn die Salden im Jahresabschluss nicht übereinstimmen? 

      Schauen Sie sich die Tabellen an, passt nun alles? Sie können einige optionale Bestandteile des Jahresabschlusses auch ausblenden (die nicht zwingend erforderlich sind im Jahresabschluss), diese werden dann auch nicht in den PDFs geladen.

      1. Artikel: Optionale Bestandteile im Jahresabschluss ausblenden
      2. Artikel: Abschluss zur Vorlage aktivieren und vollständig aktivieren, wenn dieser beschlossen und bestandskräftig wurde
      3. Artikel: Betriebskostenabrechnung aktivieren (der untere Abschnitt im Artikel)

       

      12.) Weitere Anleitungen

      Nachdem Sie nun das erste Jahr nachgebucht haben und Ihre ersten Abrechnungen fertig haben, finden Sie hier noch ein paar ausgewählte Hilfe-Artikel zu weiteren Themen, die Sie interessieren könnten.

      Sie können z.B. die Lastschriften für Vorschüsse in SCALARA automatisch erstellen lassen und auch weitere Überweisungen und Lastschriften über SCALARA laufen lassen.
      Für weitere Fragen, sehen Sie sich gerne in unseren Wissensressourcen um (wie oben aufgeführt).

      1. Artikel: Vorschuss-Lastschriften automatisch generieren lassen ––– Artikel folgt bald
      2. Artikel: Was ist eine Gläubiger ID?
      3. Artikel: Lastschriften und Überweisungen erstellen
      4. Artikel: Bankkonto mehreren Buchhaltungen zuweisen
      5. Artikel: Eine Bankverbindung löschen
      6. Artikel: Eine Buchung stornieren
      7. Artikel: Eine Buchhaltung zurücksetzen
      8. Artikel: Kontakte (Mieter, Eigentümer, Dienstleister) zu SCALARA einladen
      9. Artikel: Was können Mieter und Eigentümer in SCALARA sehen
      10. Artikel: Kontaktdaten bearbeiten
      11. Artikel: Mehrere Personen im Ticket adressieren