Wenn Sie in SCALARA Ihren Zahlungsverkehr integriert haben (oder Sie Umsätze manuell hochladen), werden Ihnen automatisch Buchungsvorschläge für die Umsätze ausgegeben. So können Sie z.B. jeden Monat alle Vorschusszahlungen mit nur einem Klick verbuchen.
Information zum Anbinden des Zahlungsverkehrs finden Sie hier.
Die Buchungsvorschläge werden Ihnen im Finanzbereich der jeweiligen Immobilie angezeigt unter: 'Zahlungsverkehr > Umsätze > Buchungsvorschläge'.
Voraussetzungen für die Generierung von Buchungsvorschlägen
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit ein automatischer Vorschlag für die Verbuchung eines Vorschusses (oder einer Mietzahlung) vom System erstellt werden kann:
- Entsprechende Forderungen und Verbindlichkeiten müssen in SCALARA angelegt sein
- Die Beträge der offenen Posten müssen mit den Beträgen aus den Umsätzen übereinstimmen
- Die IBAN aus dem Umsatz muss mit der IBAN des entsprechenden Kontaktes übereinstimmen. WICHTIG: Bei dem Kontakt muss eine IBAN hinterlegt sein.
- Die Fälligkeit des offenen Postens muss 20 Tage vor oder 8 Tage nach dem Wertstellungsdatum des Umsatzes liegen.
Ablauf-Beispiel anhand von Vorschüssen
- Sie haben einen Wirtschaftsplan in SCALARA angelegt und diesen aktiviert, die entsprechenden Vorschuss-Forderungen (Soll-Stellungen) wurden automatisch generiert.
- Die Zahlungen der Eigentümer sind eingegangen (oder wurden per Lastschrift eingezogen) und sind automatisch in SCALARA synchronisiert.
- Unter Buchungsvorschläge werden Ihnen nun die vorgeschlagenen Zuordnungen angezeigt.
- Sie können die Vorschläge hier prüfen.
- Bei Bedarf können Sie einen Vorschlag deaktivieren, indem Sie den Haken an dem Vorschlag entfernen. Dieser wird dann nicht verbucht und Sie können den Umsatz manuell verbuchen. Sobald der Umsatz einmal verbucht ist (ob durch einen Vorschlag oder durch eine manuelle Buchung) wird hier kein Vorschlag mehr angezeigt.
- Wenn Sie die Auswahl der Buchungen getroffen haben, klicken Sie auf 'Alle ausgewählten verbuchen'.
- Die Buchungen werden dann ausgeführt (dies kann manchmal einen kleinen Moment dauern). Die Buchungen sehen Sie dann auf der Seite 'Buchungen', die offenen Forderungen sind nun geschlossen und werden Ihnen auf der Seite 'Vorschüsse' unter der Auswahl 'Geschlossen' angezeigt.
