Wie werden lagernde Brennstoffe wie Pellets, Öl und Flüssiggas verbucht?

Der Umgang mit lagerfähigen Brennstoffe ist leider nicht trivial. Wir haben versucht, es für Sie so einfach wie möglich zu machen.

Grundlage

Bei einer WEG ist das Verbuchen von lagerfähigen Brennstoffen nicht einfach. Dies liegt daran, dass meist Restbestände aus Vorjahren vorhanden sind oder am Ende des Jahres Restbestände übrig bleiben. Grundsätzlich gehen diese Restbestände in das Vermögen der WEG über. D.h. es ist ein Wert, der als Gemeinschaftsvermögen zählt und damit auch im Wirtschaftsplan ausgewiesen werden muss. Problematisch ist, dass die Anschaffung von Brennstoffen nicht immer 1zu1 den Verbrauch abdeckt. Bei einer WEG, in der verschiedenste Verteilungsmöglichkeiten von Kosten und Einnahmen möglich sind, gepaart mit einem durch die Heizkostenverordnung vorgegebenen Verfahren für die Abrechnung, stellt dies eine besondere buchhalterische Herausforderung dar. 

Verbuchen in SCALARA am Fallbeispiel

Um einen solchen Fall in SCALARA zu verbuchen, schauen wir uns mal einen Standard-Fall mit Heizöl an. Dieses Vorgehen gilt für alle Arten von Brennstoffen.

• Die WEG hat in ihrem Wirtschaftsplan eine Planposition für die Anschaffung des Brennstoffes von 10.000,00€ die nach MEA verteilt sind.
• Im Jahr 1 wurde Heizöl in Summe von 10.000,00€ gekauft. 
• Im selben Jahr haben die Bewohner des Hauses Heizöl im Gegenwert von 6.000,00€ verbraucht.
  
  

Schritt 1: Einkauf verbuchen

Der Einkauf wir ganz normal als Ausgabe verbucht. Hierfür nutzen Sie bitte den dafür entwickleten Geschäftsvorfall "Vorratsbrennstoff": 

In unserem Beispiel würden nun 10.000,00€ als Einkauf für Brennstoffe verbucht. Dies sähe dann wie folgt aus:

Wenn Sie das hier verbucht haben, ist der Einkauf auf dem Konto Ausgaben "Anschaffung Vorratsbrennstoff" zu finden. Das Konto können Sie auch wie üblich kopieren oder bearbeiten, wenn Sie weitere Informationen ergänzen möchten oder ggfs. unterschiedliche Brennstoffe in einer Immobilie kaufen. 

Schritt 2: Verbrauch verbuchen

Wenn Sie am Ende des Jahres die Heizkosten für die Immobilie ermittelt haben und den Verbrauch an Öl festgestellt haben, dann buchen Sie den Betrag in € des Verbrauchs über den folgenden Geschäftsvorfall:

 In unserem Fall hat die Verbrauchsmessung und Berechnung einen Verbrauch von 6.000,00€ ergeben. Die Buchung würde nun folgendermaßen aussehen. 

Wenn Sie diese Buchung ausgeführt haben, haben Sie das Ausgabenkonto für den Einkauf um den Verbrauch reduziert. Gleichzeitig haben wir das Ausgabenkonto für den Verbrauch um den exakten Verbrauch erhöht. Im weiteren Schritt müssen Sie nun den Verbrauchsverteiler für die 6.000,00€ anlegen und dem Konto zuweisen. 

Schritt 3: Differenz in Vermögensbericht

Jetzt muss nur noch der Restbestand in das Anlagevermögen des Jahresabschlusses übernommen werden. Hierfür bearbeiten Sie Ihren Jahresabschluss und fügen auf der zweiten Seite der Bearbeiten-Masken die Information in den Freitextbereich ein.