Abgrenzung von Heizkosten im Jahresabschluss

Hier erklären wir Ihnen, wie Sie Heizkosten und ggfs. weitere Kosten innerhalb der Jahresabrechnungen abgrenzen. Relevant ist dies im Rahmen der Betriebskostenabrechnung oder WEG-Jahresabschluss.

1. Einleitung
2. Fall 1: Nachforderung
3. Fall 2: Guthaben
   1. Fall 2: Guthaben - Rechtssicher
   2. Fall 2: Guthaben: Nicht rechtssicher

I. Einleitung

Abgrenzungen im Jahresabschluss (WEG)

Aus § 28 Abs. 2 WEG ergibt sich, dass es sich bei der Jahresabrechnung um eine reine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung handelt. Das heißt, dass alle Einnahmen und Ausgaben, die im abzurechnenden Kalenderjahr tatsächlich über das Bankkonto gelaufen sind, auch an die Eigentümer verteilt werden müssen. Die Grenze dafür, welche Position, in welchem Jahr verteilt werden muss, ist der 31.12. des Jahres.

Alles davor wird verteilt, alles nach dem 31.12. wird erst in der nächsten Jahresabrechnung verteilt. 
Daraus folgt der Grundsatz, dass nichts abgegrenzt werden darf. Allerdings gilt für die Erstellung der Jahresabrechnung nach WEG die Heizkostenverordnung, welche dazu zwingt,  die für die Heizkostenabrechnung relevanten Kostenpositionen.

Im Standard gilt daher: 

Des Weiteren ist wichtig:

Was bedeutet dies für die Erstellung eines Jahresabschlusses? 

Fall 1 (Nachforderung):

Sie haben über die Abrechnung des Versorgers erfahren, dass die von Ihnen gezahlten Abschläge nicht ausreichen, um die tatsächlichen Kosten zu decken. In diesem Fall teilt der Versorger Ihnen mit, dass er eine Nachzahlung erhalten möchte. 

Sie haben über das laufende Jahr '23 insgesamt 2.000,00 € an Abschlägen für Gas gezahlt. Diese Abschläge haben Sie sauber in das Konto "Heizung - Gas" verbucht. 

Der Versorger teilt Ihnen Folgendes mit:

Abrechnung für das Jahr 2023 vom 01.02.2024

In der Ein- & Ausgabenrechnung würde jetzt ganz normal angezeigt, dass Sie im Jahr 2023 insgesamt 2.000,00€ Abschläge gezahlt haben und die Beträge vom Bankkonto abgeflossen sind. Von der geforderten Nachzahlung ist nichts in der E&A zu sehen. 

Für den Jahresabschluss müssen wir allerdings die Nachzahlung berücksichtigen, da wie oben beschrieben, Verbindlichkeiten in das entsprechende Wirtschaftsjahr abzugrenzen sind, in dem sie angefallen sind. In diesem Fall in das Jahr 2023. 

Dafür muss eine Buchung erzeugt werden, die zwar im Jahr 2024 erstellt und verbucht wird, aber dennoch in der Jahresabrechnung 2023 erscheint?

Schritt 1: Relevante Konten 

Für den gesamten Bereich der Abgrenzungen hat SCALARA im Kontenrahmen spezielle Konten gebildet, die Sie bei diesen Vorfällen unterstützt. Für den aktuellen Fall sind folgende Konten relevant:

• Verbindlichkeiten gegenüber Dritten

• Verbindlichkeiten gegenüber Versorgern

Auf diesen Konten werden die Abgrenzungen verbucht. 

Schritt 2: Buchungsvorgänge

Um diesen Fall zu verbuchen, gibt es Buchungsvorgänge (Sog. Geschäftsvorfälle), die im Hintergrund alles erstellen, verbuchen und dafür sorgen, dass in Ihrem Jahresabschluss alles richtig angezeigt wird.

Für diesen Fall ist folgender Geschäftsvorfall relevant: 

• Abgrenzung - Verbindlichkeit – Versorger / Dienstleister

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Wenn Sie das gemacht haben, dann erscheint jetzt im Jahresabschluss der komplette Wert der Abrechnung auf dem entsprechenden Konto; in diesem Fall "Gas". Wenn Sie nun einen Verbrauchsverteiler für den Jahresabschluss für die Heizkosten erstellt haben, können Sie diesen dem Konto zuweisen. 

Fall 2 (Guthaben):

Auch hier geht es um den Fall der Gasrechnung aus. Es wurden auch wieder alle Zahlungen richtig in das Konto "Heizung - Gas" verbucht. 

In diesem Fall haben Sie folgende Rechnung vom Versorger bekommen:

Abrechnung für das Jahr 2023 vom 01.02.2024

In der Ein- & Ausgabenrechnung würde jetzt angezeigt, dass Sie im Jahr 2023 insgesamt 2.000,00€ Abschläge gezahlt haben und die Beträge vom Bankkonto abgeflossen sind. Von dem Guthaben ist nichts in der E&A zu sehen. 

Schritt 1: Relevante Konten (rechtssicher)

Für den Fall eines Guthabens, gibt es in SCALARA ein spezielles Konto, das alle Guthaben bei Versorgern für ein Jahr berücksichtigt:

• Ausgabe – Überzahlte Abschläge

Schritt 2: Buchungsvorgänge (rechtssicher)

Um diesen Fall zu verbuchen, nutzen Sie bitte den "Abgrenzung - Umbuchung (Heizkosten) Guthaben" Punkt in unseren Geschäftsvorfällen.

Sie müssen nun die Differenz der Abrechnung auf ein anders zu verteilendes Konto umbuchen. In dem aktuellen Fall also die 500,00€ von Heizung - Gas.

In der aktuellen Buchungsansicht wählen Sie also nun als "Ausgangskonto" das Konto Heizung - Gas aus.  

Wenn Sie nun auf "Jetzt Buchen" drücken, wird der Umsatz korrekt verbucht.

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Schritt 3: Umlage der Kostenkontos

Im Jahresabschluss muss noch sichergestellt werden, dass die Kosten auch korrekt umgelegt werden. Hierfür stellen Sie sicher, dass der Verteiler für das Konto Ausgabe überzahlte Abschläge so gesetzt ist, dass er dem Standardverteiler der Immobilie entspricht (i.d.R. MEA). 

Zusätzlich haben Sie den Verbrauchsverteiler für die Heizkosten angelegt und als Verteilerschlüssel mit dem Konto Heizung - Gas verknüpft.

Die Abrechnung ist nun korrekt. Die Kosten werden in die Abrechnung übernommen und entsprechend der Verteilerschlüssel umgelegt. 

Fall 3: Abgrenzung von Forderungen 

Schritt 1: Relevante Konten

Für den Fall, dass Sie auch Forderungen abgrenzen möchten, können Sie hingegen unseres Vorschlags dies auch durchführen. Dies kann aber auch der Fall sein, wenn Sie eine Vereinbarung getroffen haben, die es Ihnen erlaubt auch Forderungen abzugrenzen. 

Hierfür existieren folgende Konten:

• Forderungen gegenüber Versorgern

• Forderungen gegenüber Dienstleistern

Schritt 2: Buchungsvorgänge

Für die Abgrenzung von Forderungen haben wir folgende Vorgänge angelegt. 

• Forderung – Versorger / Dienstleister

Wenn Sie diese Geschäftsvorfälle nutzen, werden auf der Jahresabrechnung die Forderungen von den entsprechenden Kostenkonten abgezogen. Die Ein- & Ausgabenrechnung bleibt auch hier komplett unberührt. 

Schritt 3: Umlage der Kostenkontos

Sie verknüpfen den Verbrauchsverteiler mit dem Konto Heizung - Gas.

Nun ist die Abrechnung korrekt. Die Kosten werden in die Abrechnung reduziert und entsprechend der Verteilerschlüssel umgelegt. 

Einbuchen der tatsächlichen Transaktion im aktuellen Wirtschaftsjahr

Wenn alle Schritte der obigen Fälle durchgeführt wurden, dann sind unsere E&A für das Vorjahr korrekt. Zusätzlich ist auch die Berechnung und Verteilung der Abrechnungsspitze wie gewünscht. Zuletzt muss aber die tatsächliche Transaktion der Forderung oder Gutschrift verbucht werden.

Wenn Sie die tatsächliche Bewegung auf dem Bankkonto angekommen ist, wie z.B. die Rückzahlung durch den Versorger, können Sie den Zufluss / Abgang mit den entsprechenden Geschäftsvorfällen durchführen. 

• Abgrenzung - Schließen von Verbindlichkeiten aus Abgrenzung
• Abgrenzung - Schließen von Forderungen aus Abgrenzung

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Wenn Sie diese Buchungen durchführen, werden Ihnen die offenen Posten angezeigt, welche Sie schließen können. Wählen Sie hier den entsprechenden Posten aus. Wenn Sie diesen Posten verbucht habenen, ist der Umsatz wie notwendig in der E&A aus dem aktuellen Jahr enthalten.