1) Was ist ein Saldenabgleich?
Der Saldenabgleich dient dazu, die Geldkontenseite mit der Buchhaltungsseite zu vergleichen. Denn wenn alles richtig ist, stimmen beide Seiten überein. Schließlich kann in der Buchhaltung nicht mehr und nicht weniger auf den Konten liegen als auf Ihren Geldkonten.
Auf der Geldkontenseite sind alle Geldkonten aufgelistet, die Sie in SCALARA übertragen haben. Auf der Buchhaltungsseite sehen Sie alle Buchhaltungskonten, die verfügbare Geldmittel darstellen. Also alle Konten, auf denen Geld liegt.
2) Saldenabgleich auf dem Dashboard
Auf Ihrem Dashboard finden Sie einen Saldenabgleich, der immer zum aktuellen Datum berechnet wird. Er dient Ihnen als regelmäßige und schnelle Kontrolle. Sie können hier schnell sehen, wenn etwas nicht stimmt, oder wie liquide die WEG aktuell ist. Das ermöglicht Ihnen im Ernstfall schnell zu handeln.
3) Saldenabgleich im Jahresabschluss (WEG)
Wenn Sie einen Jahresabschluss im Erstellungsmodus angelegt haben, wird Ihnen hier auch ein Saldenabgleich angezeigt. Bitte bedenken Sie: Diese Ansicht ist nur im Erstellungsmodus sichtbar. Im fertigen Abschluss wird dies nicht mehr angezeigt.
Hier findet der Abgleich immer zum letzten Tag Ihres Wirtschaftsjahres statt. Ganz gleich, welche Buchungen Sie danach im Folgejahr getätigt haben, oder wie viel inzwischen auf den Konten liegt. Es ist immer eine Stichtagsbetrachtung zum Ende des Wirtschaftsjahres, in der Regel ist dies der 31.12. Der Hintergrund hier ist, dass an diesem Tag die Salden übereinstimmen müssen, ansonsten werden die Ergebnisse im Jahresabschluss nicht passen.
4) Was ist, wenn die Salden nicht übereinstimmen
Dies kann an verschiedenen Punkten liegen. Der Hauptgrund ist in der Regel:
- Es sind nicht alle Umsätze verbucht.
Wenn Sie z.B. noch 30 unverbuchte Geldeingänge haben, liegt selbstverständlich auf der Geldkontenseite mehr Geld als auf der Buchhaltungsseite.
Auf dem Dashboard ist dies kein Problem, schließlich kommen regelmäßig neue Umsätze rein, und solange diese nicht verbucht sind, stimmt die Anzeige eben nicht überein. Auf dem Dashboard wird Ihnen zudem angezeigt, wie viele unverbuchte Umsätze aktuell vorliegen.
Für den Jahresabschluss, ist es zwingend erforderlich, dass Sie alle Umsätze des Jahres verbucht haben, um ihn fertig zu stellen. - Sie haben Umsätze ins falsche Wirtschaftsjahr verbucht.
Gerade beim Nachbuchen eines Jahres passiert dies schon einmal schnell: Sie haben versehentlich eine Vorschusszahlung, die in 2023 fällig war und auch in 2023 beglichen wurde, ins Jahr 2024 gebucht, indem das Buchungsdatum auf 2024 gesetzt war. Dies hat zur Folge, dass der Betrag erst dem Jahr 2024 'gutgeschrieben' wird. So liegt dann am 31.12.2023 das Geld zwar auf dem Bankkonto, nicht aber in der Buchhaltung. So sieht es dann im Abschluss 2023 so aus, als hätte der Eigentümer diesen Betrag nie gezahlt. - Sie haben Umsätze ignoriert, diese Sie nicht hätten ignorieren dürfen.
Das Ignorieren von Umsätzen ist z.B. dafür gedacht, Geldbewegungen zwischen Ihren Geldkonten auszublenden. Wenn Sie also z.B. einen Betrag vom Girokonto auf ein Tagesgeldkonto umbuchen, oder zwischen Tagesgeldkonten umbuchen – müssen Sie dies nicht in der Buchhaltung abbilden und nicht verbuchen. Die Summe der Geldkonten bleibt mit so einer Umbuchung dieselbe, und in der Buchhaltung liegt das Geld weiterhin in den entsprechenden 'Töpfen'. Wenn Sie andere Umsätze ignorieren, die Sie eigentlich als Geldeingang oder Geldausgang verbuchen müssten, führt dies auch zu einem unstimmigen Saldenabgleich. - Sie haben einen oder mehrere Buchungen ohne Umsatz durchgeführt.
Wenn Sie die Geldkonten synchronisiert haben, müssen Sie Geldeingänge und Geldausgänge immer mit dem Umsatz buchen. Buchen Sie zwischenzeitlich einige Rechnungen ohne Umsatz, besteht auch kein Gleichgewicht beim Saldenabgleich.
5) Was müssen Sie nun tun?
Kontrollieren Sie Ihre Buchungen. Wenn Sie Fehler finden, korrigieren Sie diese.
Sie können Buchungen stornieren (Stornieren Button oben rechts auf der Detailseite einer Buchung) und neu verbuchen.
Es ist sehr hilfreich, regelmäßig zu verbuchen und regelmäßig zu kontrollieren, ob Sie alles richtig verbucht haben. Dies spart ihnen die Mühe, am Ende des Jahres alles nachprüfen zu müssen.
Damit das Buchen kein großer Aufwand für Sie ist, bietet SCALARA einige Möglichkeiten automatisiert zu verbuchen.
Nutzen Sie die Buchungsvorschläge für Vorschüsse und Mietzahlungen, die Buchungsregeln für wiederkehrende Umsätze. Nutzen Sie das Rechnungsverarbeitungstool und lassen Sie sich automatisiert, auf Basis der Rechnung, Umsätze generieren, die im Anschluss automatisch verbucht werden.