Mit SCALARA können Sie die Verwaltung von SEPA-Lastschriften für Ihre WEG unkompliziert und effizient gestalten. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Schritte, um den Zahlungsverkehr optimal einzurichten:
1. Gläubiger-ID der WEG hinterlegen
Im Modul Zahlungsverkehr > Übersicht > Lastschriftkonfiguration geben Sie zunächst die Gläubiger-ID und den Namen Ihrer WEG ein. Diese ist erforderlich, um das SEPA-Verfahren korrekt abzuwickeln und gesetzliche Anforderungen einzuhalten. Danach wählen Sie hier das Zielkonto aus, auf das die Zahlungen eingezogen werden sollen. Abschließend wählen Sie die Konten der Eigentümer aus, von denen die Zahlung eingezogen werden sollen.
2. Wirtschaftsplan erstellen und aktivieren
Erstellen Sie den Wirtschaftsplan für das entsprechende Wirtschaftsjahr. Sobald der Plan aktiviert ist, werden automatisch die Vorschüsse für das Wirtschaftsjahr generiert.
3. Automatische Generierung von Lastschriften
Mit der Aktivierung des Wirtschaftsplans und der Konfiguration der Lastschriften werden in Zukunft immer 15 Tage vor Fälligkeit des jeweiligen Vorschusses automatisch die entsprechenden SEPA-Lastschriften zur Freigabe generiert. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit bei wiederkehrenden Zahlungsprozessen.
4. Lastschriften vervollständigen und aktivieren
Wechseln Sie in den Bereich Zahlungsverkehr > Aufträge > Lastschriften. Dort müssen Sie die generierten Lastschriften prüfen und ggf. vervollständigen.
5. Freigabe und automatische Verbuchung
Nach der Freigabe der Lastschriften und deren Synchronisation mit dem Bankkonto werden die Umsätze automatisch in SCALARA verbucht. Dies hat den Vorteil, dass offene Forderungen gegen die Einheit direkt geschlossen werden und der Verwaltungsaufwand minimiert wird.
Durch diese klar strukturierten Schritte können Sie den Zahlungsverkehr Ihrer WEG effizient organisieren und den Verwaltungsprozess nachhaltig optimieren.