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Neuen Wirtschaftsplan bei bestehendem Plan aktivieren

Wenn ein neuer Wirtschaftsplan beschlossen wird, während bereits ein Wirtschaftsplan für denselben Zeitraum aktiv ist, müssen Sie entscheiden, wie die bestehenden Forderungen behandelt werden sollen. Dieser Artikel erklärt die Logik und die verschiedenen Optionen.

 

1.) Ausgangssituation

In vielen Fällen wird zunächst der Wirtschaftsplan des Vorjahres fortgeführt, weil noch kein neuer Plan durch die Eigentümerversammlung beschlossen wurde. Dieser fortgeführte Plan wird ganz normal in SCALARA angelegt.

Sobald der neue Wirtschaftsplan beschlossen wird, legen Sie diesen in SCALARA an und aktivieren ihn. Da der neue Plan für einen Zeitraum gilt, in dem bereits Vorschussforderungen auf Basis des alten Plans erstellt wurden, erscheint beim Aktivieren eine Abfrage.

2.) Die Abfrage: Wie sollen die neuen Forderungen erstellt werden?

SCALARA bietet Ihnen zwei Optionen:

Option 1: Neuer Plan ab einem bestimmten Monat (empfohlen)

Die bestehenden Vorschussforderungen aus dem alten Wirtschaftsplan bleiben unverändert. Ab dem von Ihnen gewählten Monat werden die Vorschussforderungen in der neuen Höhe erstellt.

Beispiel:

  • Alter WP: 100 € Vorschuss pro Monat (Januar bis Mai bereits gebucht)
  • Neuer WP gilt ab Juni: 120 € Vorschuss pro Monat
  • Ergebnis: Januar bis Mai bleiben bei 100 €, ab Juni werden 120 € gebucht

Diese Variante ist sinnvoll, wenn Sie die bereits gebuchten Monate nicht nachträglich anpassen möchten.

Option 2: Neuer Plan rückwirkend ab dem ersten Monat

Die neuen Vorschussforderungen werden ab Beginn des Wirtschaftsjahres erstellt. Bereits geschlossene Forderungen (d. h. Forderungen, bei denen der Umsatz bereits mit einem Geldeingang gegengebucht wurde) werden nicht überschrieben.

Stattdessen wird für diese Monate eine Differenzbuchung erstellt: Die Differenz zwischen dem alten und dem neuen Vorschuss wird als Forderung oder Verbindlichkeit gebucht.

Beispiel:

  • Alter WP: 100 € Vorschuss pro Monat (Januar bis Mai bereits eingegangen und gebucht)
  • Neuer WP gilt rückwirkend ab Januar: 120 € Vorschuss pro Monat
  • Ergebnis:
    • Für Januar bis Mai wird eine Differenznachforderung von insgesamt 100 € (5 × 20 €) erstellt
    • Ab Juni werden direkt 120 € gebucht

3.) Achtung: Geschlossene Forderungen

Bereits geschlossene Vorschussforderungen werden nicht überschrieben.

Das bedeutet: Wenn Sie für Januar bereits eine Forderung von 100 € erstellt haben und der Eigentümer diese bereits gezahlt hat (Umsatz mit Geldeingang gegengebucht), bleibt dieser Vorgang bestehen. Die Differenz wird als separate Forderung in Summe erstellt.

4.) Best Practice: Hausgeldeingänge korrekt buchen

Wenn Sie einen neuen Wirtschaftsplan für das laufende Jahr anlegen oder auch das Vorjahr noch nachbuchen müssen, empfehlen wir folgendes Vorgehen:

Buchen Sie die Hausgeldeingänge nur bis zu dem Monat, in dem der neue Wirtschaftsplan tatsächlich in Kraft tritt bzw. getreten ist.

Beispiel:

  • Neuer WP wurde im Mai beschlossen und gilt ab Juni
  • Buchen Sie die Hausgeldeingänge für Januar bis Mai auf Basis des alten Plans
  • Ab Juni verwenden Sie automatisch den neuen Plan

So vermeiden Sie unnötige Differenzbuchungen und die Buchhaltung bleibt übersichtlich.

5.) Wirtschaftsplan zurücksetzen

Falls Sie einen Wirtschaftsplan zurücksetzen (deaktivieren), werden alle Forderungen des Zeitraums gelöscht, die durch diesen Wirtschaftsplan erstellt wurden. Das System setzt die Vorschussforderungen für diesen Zeitraum wieder auf 0.

Dies ist insbesondere dann relevant, wenn Sie einen fehlerhaften Wirtschaftsplan korrigieren möchten. Nach dem Zurücksetzen können Sie den korrigierten Plan neu aktivieren.