Mahnwesen
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      Mahnwesen in SCALARA – Praxisguide

      In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das Mahnwesen-Feature in SCALARA nutzen, um Zahlungsverzüge effizient zu verwalten. 

      Was ist das Mahnwesen in SCALARA?

      Das Mahnwesen unterstützt Sie bei der strukturierten Verwaltung offener Forderungen – sei es in der Mietverwaltung oder der WEG-Verwaltung. Sie steuern Fristen, Mahnstufen, Mahngebühren und Mahnstopps zentral für jede Immobilie.

      Aktivierung & Grundkonfiguration

      • Das Mahnwesen ist Teil des Finanzbereichs in SCALARA.

      • Es wird pro Immobilie aktiviert – Sie entscheiden selbst, ob Sie es für eine Immobilie nutzen.

      • Für jede Immobilie lassen sich drei Mahnstufen konfigurieren:

        • Zahlungserinnerung

        • Mahnstufe 1

        • Mahnstufe 2 (letzte Stufe vor rechtlichen Schritten)

      • Für jede Stufe können Fristen (z. B. 15 Tage) und Gebühren (z. B. 5 €/10 €) festgelegt werden.

      • Einstellungen können auf weitere Immobilien übertragen werden.

      Mahnkandidaten & Mahnlauf

      • Alle offenen Forderungen erscheinen automatisch als Mahnkandidaten.

      • Der Mahnlauf wird manuell gestartet – eine bewusste Entscheidung gegen Automatisierung.

      • Die Software erstellt anschließend rechtssichere Mahnschreiben, wahlweise versendbar per:

        • E-Mail

        • E-Post

        • Briefpost

      • Inhalte der Mahnschreiben: Schuldnerdaten, Immobilie, Forderung, Datum, Frist, Mahnstufe.

      Buchhaltung & Zahlungsausgleich

      • Eingehende (Teil‑)Zahlungen werden automatisch verbucht und offene Posten aktualisiert.

      • Mahngebühren werden separat als Forderung angelegt und sind personenbezogen:

        • Bei Eigentümerwechsel verbleiben Mahngebühren beim ursprünglichen Schuldner.

      • Buchungsvorschläge erkennt SCALARA automatisch – besonders mit verknüpften Bankkonten.

      Mahnstopp: Ausnahmefälle verwalten

      • Für einzelne Personen kann ein Mahnstopp aktiviert werden – z. B. bei:

        • Urlaub

        • Todesfall/Erbschaft

        • Gerichtsverfahren

      • Grund und Dokumente lassen sich hinterlegen.

      • Während eines aktiven Mahnstopps wird die Person vom Mahnlauf ausgenommen.

      Häufige Fragen & Sonderfälle

      Frage Antwort
      Wo sehe ich die Gesamtsumme offener Forderungen? In der Forderungsübersicht können Sie alle offenen Posten pro Person detailliert einsehen.
      Kann ich Kontoauszüge für Mieter erstellen? Ja. Für jeden Mieter lassen sich Kontoauszüge erzeugen – mit Übersicht über bereits gezahlte sowie noch offene Beträge.
      Wie storniere ich Mahngebühren? Einfach: Löschen Sie die Buchung zur Mahngebühr – dadurch entfällt automatisch auch die zugehörige Forderung.
      Was passiert mit Mahngebühren bei Lastschriftverfahren? Mahngebühren werden automatisch als Forderung erfasst. Ist das SEPA-Lastschriftverfahren aktiv, wird ein entsprechender Zahlungsauftrag erstellt.
      Gibt es eine Automatisierung für den Mahnlauf? Aktuell nicht. Der Mahnlauf muss bewusst manuell gestartet werden. Viele Kunden haben sich gegen eine automatische Lösung ausgesprochen.
      Gibt es Unterschiede zwischen WEG- und Mietverwaltung im Mahnwesen? Im Grundsatz funktioniert das Mahnwesen bei beiden gleich. In der WEG-Verwaltung stehen allerdings mehr Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Wichtig: Mahngebühren sind immer an die Person gebunden – unabhängig von der Verwaltungsform.