Bei der Berechnung der Soll-Rücklage kann es zu abweichenden Salden kommen, meist durch Rundungsdifferenzen oder externe Bearbeitungen. Häufig entstehen Differenzen, weil Beträge aus der Hausgeldabrechnung (HGA) bereits berücksichtigt wurden oder Zahlen manuell, etwa in Excel, übertragen bzw. gerundet wurden.
Schritt-für-Schritt-Lösung:
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Prüfung der Software und der Eingabewerte
Der erste Schritt bei der Fehlersuche ist, sicherzustellen, dass alle Beträge korrekt in das System eingegeben wurden. In SCALARA erfolgt die Berechnung der Rücklage auf Basis der Werte, die aus den Vermögensberichten stammen. Wenn es Differenzen gibt, prüfen Sie, ob diese durch externe Anpassungen (wie Excel-Tabellen oder manuelle Summierungen) verursacht wurden. SCALARA selbst erzeugt keine Rundungsdifferenzen, die zu solchen Abweichungen führen. -
Berücksichtigung von Saldovorträgen
In manchen Fällen entstehen Differenzen durch Salden, die aus vorherigen Jahren übertragen werden (z. B. Rundungsdifferenzen aus den Jahren 2021/2022). Wenn in früheren Systemen wie Domus 1000 diese Differenzen manuell ausgeglichen wurden, kann es sein, dass sie in SCALARA nicht automatisch berücksichtigt werden. Hier empfiehlt es sich, die Rücklage in SCALARA entsprechend anzupassen oder die Differenzen direkt auf das Abrechnungsergebniskonto zu buchen. -
Buchung von Rundungsdifferenzen
SCALARA behandelt Rundungsdifferenzen systemseitig und ordnet diese automatisch der Erhaltungsrücklage zu. Da Rundungsdifferenzen keinen tatsächlichen Geldfluss darstellen, müssen sie nicht manuell gebucht werden. Diese werden von SCALARA automatisch als „nicht zugeordnete“ Mittel erkannt und fließen in die Rücklage ein, wodurch ein Ausgleich ohne manuelle Anpassung erfolgt. -
Lösung bei wiederkehrenden Differenzen
Falls die Rundungsdifferenzen auch im nächsten Jahr erneut auftreten, könnte es sinnvoll sein, die Werte in der Rücklage zu korrigieren. In SCALARA erfolgt dies jedoch automatisch durch die Buchung der nicht zweckgebundenen Gelder. Wenn weiterhin Abweichungen bestehen, überprüfen Sie die einzelnen Positionen und stellen Sie sicher, dass alle Werte korrekt im System erfasst sind.
Fazit:
In den meisten Fällen entstehen Abweichungen bei der Soll-Rücklage durch externe Fehlerquellen oder manuelle Eingriffe. SCALARA selbst sorgt dafür, dass Rundungsdifferenzen und nicht zweckgebundene Beträge korrekt in die Rücklage einfließen. Eine manuelle Buchung ist in der Regel nicht notwendig, es sei denn, es handelt sich um spezifische Ausnahmen oder Anpassungen aus anderen Systemen.
Sollte das Problem weiterhin bestehen, wenden Sie sich bitte an den SCALARA Support, um das Anliegen im Detail zu klären.