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Heizkosten-Datenaustausch mit Messdienstleister

Nutzen Sie Abrechnungsdaten Ihres Messdienstleisters direkt in SCALARA – für Jahresabschlüsse und Betriebskostenabrechnungen.

Wann brauchen Sie diese Funktion?

Sie arbeiten mit einem Messdienstleister zusammen, der Heizkosten, Warmwasser oder andere verbrauchsabhängige Kosten abrechnet und Ihnen dafür Dateien bereitstellt.

Typische Anwendungsfälle:

  • Heizkostenabrechnung durch Messdienstleister (z.B. Techem, ista, Brunata)
  • Import von Verbrauchsdaten in SCALARA
  • Automatische Zuordnung zu Einheiten
  • Anhängen der Heizkostenabrechnungen an Ihre Abrechnungen

Ohne Messdienstleister-Datei? Erfassen Sie Heizkosten manuell über einen Verbrauchsverteilerschlüssel.

Voraussetzungen

Bevor Sie starten:

✅ Immobilie in SCALARA angelegt
✅ Einheiten, Eigentümer/Mieter vollständig erfasst
✅ Buchhaltung eröffnet
✅ Messdienstleister stellt Dateien bereit

Wichtig: SCALARA berechnet die Heizkosten nicht selbst – Ihr Messdienstleister erstellt die Abrechnung. SCALARA importiert nur die fertigen Ergebnisse.

Ablauf im Überblick

Erstmalige Einrichtung

  1. Heizkosten-Datenaustausch aktivieren
  2. Messdienstleister auswählen
  3. Mieter-/Eigentümerliste erstellen und an Messdienstleister senden
  4. A-Satz hochladen (Einheiten zuordnen)

Laufende Nutzung (jährlich)

  1. D-Satz hochladen (Abrechnungsergebnisse)
  2. E898-Satz (Heizkostenabrechnungen) als ZIP hochladen
  3. Ergebnisse in Jahresabschluss/BK-Abrechnung verwenden

Begriffe vom Messdienstleister

Ihr Messdienstleister spricht von Satzarten. Die wichtigsten:

A-Satz → Datei zur Zuordnung
Ordnet Einheiten in SCALARA den Einheiten beim Messdienstleister zu.

D-Satz → Abrechnungsergebnisse
Enthält die berechneten Beträge je Einheit.

E898 → Dokumentenzuordnung
Verknüpft PDF-Heizkostenabrechnungen mit Einheiten.

1. Heizkosten-Datenaustausch einrichten

Immobilie öffnen → Heizkosten

Beim ersten Aufruf erscheint die Frage:

"Möchten Sie Daten für den Datenaustausch mit einem Messdienstleister bereitstellen?"

→ "Ja, Daten übertragen" wählen

Messdienstleister auswählen → Speichern

Die Heizkosten-Bereiche werden eingeblendet.

2. Mieter-/Eigentümerliste exportieren

Heizkosten → Datenaustausch

SCALARA erstellt automatisch die passende Liste:

  • WEG: Eigentümerliste
  • Mietobjekt: Mieterliste

Liste herunterladen → An Messdienstleister senden

Der Messdienstleister gleicht Ihre Einheiten ab und sendet Ihnen einen A-Satz zurück.

3. A-Satz hochladen (Einheiten zuordnen)

Datenaustausch → A-Satz hochladen

SCALARA ordnet die Einheiten zu. Mögliche Status:

✅ Zugeordnet – Erfolgreich verknüpft
⚠️ Nicht zugeordnet – Manuelle Prüfung nötig
❌ Ausgeschlossen – Wird nicht berücksichtigt

Nicht zugeordnete Einheiten prüfen:

  • Fehlt die Einheit beim Messdienstleister? → Als "ausgeschlossen" markieren (z.B. unbeheizte Garage)
  • Sollte die Einheit dabei sein? → Daten prüfen, ggf. neue Liste an Messdienstleister senden

Hinweis: Diese Zuordnung ist ein einmaliger Einrichtungsschritt. Nur bei Änderungen (neue Einheiten, Messdienstleister-Wechsel) erneut durchführen.

4. Einheiten ausschließen

Manche Einheiten erhalten keine Heizkostenabrechnung (z.B. unbeheizte Keller, Garagen).

Einheiten → Einheit auswählen → "Ausschließen"

Ausgeschlossene Einheiten werden nicht als fehlende Zuordnung gezählt.

Später wieder einbeziehen? Über dieselbe Funktion möglich.

5. Abrechnungszeiträume anlegen

Abrechnungszeiträume → Neu

Legen Sie den Zeitraum fest, für den der Messdienstleister abrechnet (z.B. 01.01.2024 - 31.12.2024).

Wichtig:

  • Zeiträume dürfen sich nicht überschneiden
  • D-Satz muss zum angelegten Zeitraum passen

Stimmt der Zeitraum nicht, kann der D-Satz nicht verarbeitet werden.

6. D-Satz hochladen (Abrechnungsergebnisse)

Nach Abrechnung durch den Messdienstleister erhalten Sie den D-Satz (Beträge je Einheit).

Upload möglich an 3 Stellen:

  • Immobilie → Heizkosten → Datenaustausch
  • Jahresabschluss → Verbräuche
  • Betriebskostenabrechnung → Verbräuche

SCALARA ordnet die Beträge automatisch den Einheiten zu – Sie müssen nichts manuell erfassen.

7. Heizkostenabrechnungen als ZIP hochladen

Der Messdienstleister liefert oft auch die fertigen PDF-Heizkostenabrechnungen.

Was Sie erhalten:

  • ZIP-Datei mit PDFs
  • E898-Datei (= Inhaltsverzeichnis: welche PDF gehört zu welcher Einheit)

ZIP-Datei hochladen → SCALARA ordnet die PDFs automatisch den Einheiten zu

⚠️ ZIP-Datei NICHT entpacken oder verändern! Sonst kann SCALARA die Zuordnung nicht mehr vornehmen.

Beim Drucken der Jahresabrechnung:
Option "Heizkostenabrechnungen anhängen" ist standardmäßig aktiv.

Fehler beim Upload? Prüfen Sie das Upload-Protokoll. Häufige Ursachen:

  • PDFs fehlen
  • Dateinamen geändert
  • E898-Datei passt nicht zu den PDFs

8. Ergebnisse im Jahresabschluss verwenden

Jahresabschluss → Verbräuche

SCALARA erstellt automatisch einen Verbrauchsverteilerschlüssel aus den importierten Daten.

Verteilerschlüssel den Heizkosten-Konten zuweisen:

Wichtig:

  • Kontobetrag und Verbrauchsschlüssel-Summe müssen übereinstimmen
  • Sonst entsteht ein nicht verteilter Betrag

Vor dem Finalisieren prüfen:

  • ✅ Heizkosten auf richtigen Konten gebucht?
  • ✅ Richtiger Verbrauchsverteilerschlüssel ausgewählt?
  • ✅ Abrechnungszeitraum stimmt mit Wirtschaftsjahr überein?
  • ✅ Heizkostenabrechnungen anhängen?

9. Betriebskostenabrechnung

Ablauf wie im Jahresabschluss:

  1. Abrechnung anlegen
  2. D-Satz hochladen (oder bereits importierte Daten verwenden)
  3. Verbrauchsverteilerschlüssel prüfen
  4. Verteilerschlüssel Konten zuweisen
  5. Abrechnung erstellen

Bei Mieterwechsel: Nutzungszeiträume in SCALARA müssen korrekt gepflegt sein!

10. Upload-Protokoll prüfen

Nach jedem Upload zeigt SCALARA ein Protokoll.

Erfolgreich? Datei wurde verarbeitet
Fehler? Eintrag öffnen → Details und Lösungshinweise anzeigen

Häufige Fehlerursachen:

  • Datei leer oder falsches Format
  • Datei gehört zu anderem Messdienstleister
  • Einheit in SCALARA nicht bekannt
  • Einheit noch nicht zugeordnet
  • Abrechnungszeitraum fehlt
  • ZIP-Datei unvollständig
  • PDF kann keiner Einheit zugeordnet werden

Technisches Problem? SCALARA Support kontaktieren.

Häufige Fragen

Muss ich Heizkosten trotzdem buchen?

Ja. Der Import ersetzt nicht die Buchhaltung. Heizkosten müssen weiterhin auf den Konten verbucht werden. Der Import liefert nur die Verteilung auf die Einheiten.

Was passiert bei neuen Dateien vom Messdienstleister?

Neue Dateien können erneut hochgeladen werden. Prüfen Sie danach:

  • Upload-Protokoll
  • Ergebnisse in der Abrechnung

Abrechnung bereits finalisiert? Prüfen Sie, ob eine Neubearbeitung nötig ist.

Wichtige Hinweise

Der Heizkosten-Datenaustausch importiert Daten – ersetzt aber nicht die fachliche Prüfung.

Prüfen Sie immer:

✅ Daten vom Messdienstleister vollständig?
✅ Alle Einheiten zugeordnet?
✅ Abrechnungszeiträume korrekt?
✅ Heizkosten richtig gebucht?
✅ Verteilung plausibel?