Sie können in der Software im Immobilienbereich alle möglichen Dokumente zur Immobilie hochladen. Beispielweise die Teilungserklärung, Grundrisse der Gebäude und Einheiten, Verträge wie Ihren Verwaltervertrag, Mietverträge, Fotos der Einheiten etc.
Auf verschiedenen Unterseiten im Immobilienbereich finden Sie meist im unteren Bereich einen Abschnitt 'Dokumente'. Z.B. auf der Seite Basisdaten der Immobilie, Einheiten, Detailseite einer Einheit, Detailseite einer Nutzung, Detailseite einer technischen Ausstattung etc.
Daten, die Sie hier hochladen, werden dann nur an diesen Stellen angezeigt und nicht auf anderen Detailseiten.
Zudem gibt es im Menü den Punkt 'Dokumente & Dateien'. Hier werden alle Dokumente gesammelt angezeigt, die Sie auf einer der Unterseiten im Immobilienbereich hochgeladen haben. Sie können zusätzlich von hier aus Dokumente hochladen und beim Hochladen einen Bezug wählen, um das Dokument damit einer Unterseite zuzuordnen.
Die Dokumente sind immer in 'Extern' und 'Intern' aufgeteilt.
Externe Dokumente
Eigentümer und Mieter, die Zugriffe auf den Bereich, dem das Dokument zugeordnet ist, können diese Dokumente sehen.- Mieter können z.B. grundsätzlich nur Dokumente sehen, die Ihrer Nutzung zugeordnet sind und nicht die, der anderen Nutzungen.
- Eigentümer können Dokumente aus den Basisdaten und der Einheiten Seite sehen, sowie die Dokumente, die der eigenen Einheit zugeordnet sind, nicht aber die Dokumente der anderen Einheiten.
Achten Sie deshalb, beim Hochladen darauf, wo Sie Dokumente ablegen, die Sie als Extern markieren.
Interne Dokumente
Diese können nur Sie und Ihre Mitarbeiter sehen. Eigentümer und Mieter können diese Dokumente nicht sehen, egal wo Sie diese abgelegt haben.