Datenmigration: GdWE

 Inhaltsverzeichnis

1. So funktioniert die Excel-Tabelle
    1.1 Pflichtfelder
    1.2 Kein Sonderformat
    1.3 Datumsangaben
    1.4 Auswahlfelder / Drop-downs
    1.5 Immobilien, die bereits existieren
    1.6 Immobilie mehrfach in der Datei
    1.7 Fehlgeschlagene Importe löschen

2. Ausfüllen der Vorlage zur Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) – Schritt für Schritt
    2.1 Immobilie
    2.2 Gebäude
    2.3 Einheit (Wohn- & Teileigentum)
    2.4 Sondereigentum
    2.5 Eigentümer
    2.6 Bankverbindungen

3. Migrieren der Datei & mögliche Fehlerquellen
    3.1 Datei in SCALARA hochladen
    3.2 Wenn ein Fehler angezeigt wird
    3.3 Erfolgreicher Abschluss

    

1. So funktioniert die Excel-Tabelle 

• Pflichtfelder 
  • Alle Felder mit * sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. 
  • Eine E-Mail-Adresse ist trotz * nicht zwingend notwendig, schützt aber bei Angabe vor Duplikaten und erleichtert die Zuordnung.
• Kein Sonderformat 
  • Verwenden Sie in der Excel-Datei nur „normalen“ Text: 
  • keine Farben 
  • keine Fettschrift 
  • keine Links 
  • keine Sonderformatierungen 
  • keine Formeln 
• Datumsangaben 
  • Alle Datumsfelder müssen im Format TT.MM.JJJJ eingetragen werden 
  • (z. B. 01.01.2025). Andere Formate führen zu Fehlern. 
• Auswahlfelder / Drop-downs 
  • In Feldern mit Auswahlwerten (z. B. „Typ“, „Privat/Gewerblich“, „Kautionstyp“) dürfen nur die vorgegebenen Begriffe verwendet werden. Eigene Formulierungen führen zu Fehlermeldungen. 
• Immobilien, die bereits existieren 
  • Existiert eine Immobilie bereits in SCALARA, kann sie nicht noch einmal über die Migration neu angelegt werden. 
  • Tragen Sie in diesem Fall die Immobilie in der Excel so ein, wie sie im System existiert, oder entfernen Sie die Immobilie aus der Datei. 
• Immobilie mehrfach in der Datei 
  • Wird dieselbe Immobilie in mehreren Zeilen verwendet, dann müssen die Angaben zur Immobilie in jeder dieser Zeilen absolut identisch sein. Sobald sich die Adresse unterscheidet, legt SCALARA eine neue Immobilie an. 
• Fehlgeschlagene Importe löschen 
  • Wenn ein Import fehlgeschlagen ist, bleiben Teildaten (z. B. Immobilie, Eigentümer, Einheiten) möglicherweise schon im System gespeichert. 
  • Löschen Sie in diesem Fall den fehlgeschlagenen Import im Protokoll. 
  • Solange dieser Datensatz dort noch existiert, blockieren die bereits übertragenen Teilinformationen jeden weiteren Upload derselben Datei. 

 

2. Ausfüllen der Vorlage zur Mietverwaltung (MV) - Schritt für Schritt

In diesem Kapitel werden die Bereiche der MV-Vorlage erläutert (Abschnitte 2.1–2.9). 

2.1 Immobilie 

So tragen Sie die Immobilie richtig ein:  

• Eine Immobilie muss vollständig angegeben sein.  

• Wenn derselbe Immobilienname mehrfach vorkommt, müssen alle Angaben absolut identisch sein.  

• Wenn Sie eine andere Adresse eintragen, erzeugt SCALARA automatisch eine neue Immobilie.  

• Wenn eine Immobilie aus mehreren Gebäuden besteht, muss überall dieselbe Immobilienadresse stehen. Genauer: Eine Immobilie hat eine Hauptadresse. Als Gebäudebezeichnung können Sie die jeweiligen Adressen angeben, an denen sich die restlichen Gebäude der Liegenschaft befinden.  

 

2.2 Gebäude 

Wenn eine Immobilie aus mehreren Gebäuden besteht, muss für alle Gebäude dieselbe Immobilienadresse verwendet werden. 

 

2.3 Einheit (Wohn- & Teileigentum)

Jede Einheit wird einzeln eingetragen.

Gehört weiteres Sondereigentum dazu (z. B. Keller), wird dafür eine neue Zeile erzeugt.
Die Werte bis zum Sondereigentum müssen identisch sein (Immobilie, Einheit und Eigentümer).

Die Bezeichnung der Einheit muss eindeutig sein.
Mehrere Einheiten dürfen nicht dieselbe Bezeichnung tragen – auch dann nicht, wenn sie in unterschiedlichen Gebäuden liegen.

2.4 Sondereigentum

Jedes Sondereigentum wird einzeln erfasst.

Im Feld „Sondereigentum > Typ“ sind nur folgende Werte erlaubt:

• Wohnung
• Gewerbe
• Stellplatz
• Keller
• Garten
• Terrasse
• Wintergarten
• Sonstiges

2.5 Eigentümer 

Beim Eigentümer muss der Wert im Feld „Typ“ eindeutig sein: 

• Natürliche Person oder 

• Unternehmen 

Je nach Auswahl gelten unterschiedliche Pflichtfelder: 

• Natürliche Person: Nachname + Vorname 

• Unternehmen: Firmenname 

Weitere Hinweise: 

• Eine Person / ein Eigentümer kann immer nur 

• eine Wohnadresse 

• eine Telefonnummer 

• eine Handynummer 

• eine E-Mail-Adresse 
  haben. 

• Wenn eine Wohn- und Teileigentumseinheit mehrere Eigentümer hat, muss die gesamte Zeile kopiert werden. 
  Alle Angaben zur Immobilie, Einheit, Sondereigentum etc. bleiben gleich. 
  Nur der Eigentümer und dessen zugehörige Daten (z. B. Adresse oder Bankverbindung) werden in der kopierten Zeile angepasst. 

 

2.6 Bankverbindungen

• Ein Eigentümer kann mehrere Konten haben. 
• Für jedes Konto legen Sie eine eigene Zeile an. 
• Wenn eine Einheit mehrere Eigentümer und/oder mehrere Bankkonten hat, müssen in allen zugehörigen Zeilen die Angaben zu Immobilie; Gebäude; Einheit; Sondereigentum und Eigentümer identisch bleiben - nur die Bankdaten unterscheiden sich. 

3. Migrieren der Datei & mögliche Fehlerquellen

3.1 Datei in SCALARA hochladen 

• Öffnen Sie Systemeinstellungen → Datenmigration.
  Wählen Sie den Migrationstyp: GdWE.
  Laden Sie die ausgefüllte Excel-Datei hoch.
• SCALARA prüft automatisch:
  ob alle Pflichtfelder gefüllt sind
  ob Datumsformate stimmen
  ob nur erlaubte Werte (z. B. bei „Typ“) verwendet wurden
  ob Immobilien doppelt sind
  ob Einheiten eindeutig bezeichnet sind
  ob Eigentümerdaten übereinstimmen
• Wenn alles stimmt, klicken Sie auf „Migration jetzt starten“.

3.2 Wenn ein Fehler angezeigt wird 

SCALARA zeigt Ihnen im Fehlerfall: 

• die betroffene Zeile 
• das betroffene Feld 
• eine kurze Beschreibung des Problems 

Typische Fehler (Auszug): 

• Pflichtfeld fehlt 
• falsches Datumsformat 
• Wert nicht erlaubter Typ 
• Immobilie bereits vorhanden 
• Einheit doppelt angelegt 
• Eigentümerangaben stimmen nicht überein 
• E-Mail-Links 
• Telefonnummer-Links 
• Ausgeblendete Spalten oder Zeilen 
• Gelöschte Spalten 
• Leerzeichen in „leeren“ Feldern 
• Falsches E-Mail-Format bspw. Zusatz in Klammern hinter der eigentlichen E-Mail-Adresse -> „test@test.com (Test-E-Mail-Adresse)“ 
• Vor- und Nachname angegeben, obwohl Eigentümer vom Typ Unternehmen ist. 
• Firmenname angegeben, obwohl Eigentümer vom Typ Natürliche Person ist 

Wichtig: 
 Wenn ein Import abbricht: 

1. Zuerst die Fehlermeldungen des Migrationslaufs prüfen. 
2. Die Excel-Datei korrigieren. 
3. Im Protokoll den fehlerhaften Import löschen. 
4. Datei erneut hochladen.  

Wenn Sie den fehlerhaften Import nicht löschen, bleiben die bereits übertragenen Teilinformationen im System und der nächste Upload kann nicht erneut durchgeführt werden. 

3.3 Erfolgreicher Abschluss 

Nach erfolgreicher Migration erhalten Sie eine Bestätigung: „Erfolgreich migriert“ 

Damit sind die Daten aus der MV-Vorlage in SCALARA übernommen worden.