Checkliste: Mahnwesen korrekt einrichten und durchführen

Nutzen Sie diese Schritt-für-Schritt-Checkliste, um das Mahnwesen in SCALARA effizient zu aktivieren, korrekt durchzuführen und laufend zu pflegen.

Vor dem Start

• Objektdaten prüfen
  Sind IBAN, Ansprechpartner, Eigentümerdaten und Adresse vollständig hinterlegt?

• Offene Posten importieren (optional)
  Falls Sie aus einem Vorsystem wechseln, laden Sie offene Forderungen über die Importschnittstelle hoch.

Einmalige Einrichtung je Immobilie

• Mahnwesen aktivieren
  Navigieren Sie zu Finanzen → Mahnwesen und aktivieren Sie das Feature für das gewünschte Objekt.

• Mahnstufen und Fristen definieren
  Legen Sie drei Mahnstufen fest (z. B. Erinnerung → +15 Tage → Mahnstufe 1 → +15 Tage → Mahnstufe 2).

• Mahngebühren hinterlegen
  Beispiel: Stufe 1 = 5 €, Stufe 2 = 10 €. Diese Gebühren werden als Forderung verbucht.

• Einstellungen auf andere Objekte übertragen (optional)
  Sparen Sie Zeit bei gleichartiger Struktur in mehreren Immobilien.

Vorbereitung vor jedem Mahnlauf

• Mahnkandidaten filtern und prüfen
  Prüfen Sie offene Forderungen nach Stufe, Betragshöhe und Objekt.

• Mahnstopp kontrollieren
  Gibt es Schuldner mit aktivem Mahnstopp (z. B. Urlaub, Rechtsstreit)? Diese werden automatisch ausgeschlossen.

• Mahnschreiben im PDF-Vorschau prüfen
  Kontrollieren Sie exemplarisch Inhalte und Layout vor dem Versand.

Mahnlauf durchführen

• Mahnlauf starten
  Klicken Sie auf „Mahnlauf starten“ und folgen Sie dem Assistenten.

• Versandart auswählen
  Wählen Sie zwischen E-Mail, E-Post oder Briefpost. E-Post benötigt separate Konfiguration.

• Versand bestätigen
  Prüfen Sie, ob alle Schreiben erfolgreich versendet wurden.

Nach dem Mahnlauf

• Zahlungseingänge überwachen
  Kontrollieren Sie täglich die Kontoauszüge auf Zahlungseingänge.

• Teilzahlungen prüfen
  Die Software verbucht automatisch – überprüfen Sie, ob dies korrekt erfolgt ist.

• Mahngebühren validieren
  Sind die Gebühren korrekt der Person zugeordnet und in der Buchungsvorschau sichtbar?

Monatliche Routine

• Offene Forderungen regelmäßig prüfen
  Nutzen Sie Finanzen → Berichte → Forderungsübersicht zur Kontrolle.

• Einstellungen aktualisieren
  Passen Sie Fristen, Texte oder Gebühren bei Bedarf an.

• Mahnstopp-Übersicht prüfen
  Entfernen Sie veraltete Stopps oder aktualisieren Sie deren Begründung/Dokumente.