Buchungsregeln haben den Zweck, dass wiederkehrende Umsätze einfach automatisch vom System verbucht werden, wenn sie eingehen. Dies erspart Ihnen den Aufwand, überhaupt selber etwas zu verbuchen.
Wenn Sie z.B. ein Dauerauftrag eingerichtet haben, für die Hausmeisterrechnung, die jeden Monat bezahlt wird, können Sie hier einfach einmalig eine Regel erstellen (oder vom System erstellen lassen). Mit aktivierter Regel wird der Umsatz dann einfach jedes Mal automatisch verbucht. Sie müssen nichts weiter tun.
Die Seite der Buchungsregeln finden Sie im Finanzenbereich unter Umsätze > Buchungsregeln.
Wie oben bereits erwähnt, gibt es aktuell zwei Arten von Buchungsregeln in SCALARA.
- Das System erstellt Ihnen automatisch Vorschläge für Buchungsregeln, aufgrund von Buchungen, die Sie erstellt haben. Diese werden Ihnen im oberen Bereich auf der Seite angezeigt.
- Sie können Buchungsregeln selber anlegen. Diese werden Ihnen im unteren Bereich der Seite angezeigt.
In beiden Fällen gibt es Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit die Regeln ausgeführt werden. Dies ist wichtig, damit es nicht zu falschen Buchungen kommt.
Bitte beachten Sie, dass Buchungsregeln nur für einfache Einnahmen und Ausgaben gedacht sind und auch nur mit diesen funktionieren.
Für Vorschüsse und Mietzahlungen gibt es die Buchungsvorschlage. (Zu finden im Tab neben den Regeln.)
1) Wann werden Vorschläge für Buchungsregeln erstellt?
Sie haben mindestens dreimal einen Umsatz auf das gleiche Buchhaltungskonto verbucht, mit mindestens einer Gemeinsamkeit. Gemeinsamkeiten, die vom System geprüft werden sind: Betrag, IBAN, Kontoinhaber, Verwendungszweck.
Für Splitbuchungen können keine Vorschläge gemacht werden. Möchten Sie für eine Splitbuchung eine Regel verwenden, legen Sie sich hierfür bitte eine Regel an.
Das System prüft jede Nacht die Umsätze. Bedeutet: Die Vorschläge werden Ihnen nicht sofort erstellt, sobald Sie einen Umsatz dreimal verbucht haben, sondern erst in der nächsten Nacht, sodass Ihnen der Vorschlag am nächsten Tag vorliegt.
2) Vorschlag prüfen und aktivieren
Ihnen werden immer anhand der oben genannten Bedingungen Vorschläge erstellt. Ein Vorschlag kann also in Ihrem Interesse oder eben nicht. Damit eine Regel ausgeführt werden kann, müssen Sie diese einmalig aktivieren. Alternativ können Sie den Vorschlag auch ablehnen. Prüfen Sie also die Regel, indem Sie auf den Listeneintrag klicken und sich die Details ansehen. Klicken Sie anschließend auf 'Annehmen' oder 'Ablehnen'.
3) Eine Regel selbst anlegen
Wenn Sie nicht darauf warten möchten, dass das System Ihnen Vorschläge zu bestimmten Umsätzen unterbreitet, können Sie sich selber Regeln anlegen. Diese finden Sie im unteren Bereich der Seite. Klicken Sie hier rechts über der Tabelle auf '+Hinzufügen'.
Es öffnet sich ein Fenster und Sie können die Angaben zu der Buchungsregel machen.
Verwendungszweck: Alle einzelnen Stichwörter, die Sie hier machen, müssen sich 1:1 im Umsatz so wiederfinden, damit eine Regel greift. Die Reihenfolge spielt keine Rolle. Mit der Enter-Taste können Sie ein Stichwort abschließen/speichern.
Der Verwendungszweck ist kein Pflichtfeld.
Wenn Sie die Regel angelegt haben, ist diese automatisch aktiviert, da davon auszugehen ist, dass Sie diese Regel auch nutzen möchten. Wenn Sie die Regel deaktivieren möchten, klicken Sie in der Detailansicht der Regel oben rechts auf den Status Button.
Hinweis: Wenn Sie für einen wiederkehrenden Umsatz eine Regel selbst angelegt haben, wird Ihnen das System hierfür keinen Vorschlag mehr unterbreiten. Da das System immer prüft, ob es bereits eine Regel gibt. Dies ist unabhängig davon, ob Sie die angelegte Regel aktiviert oder deaktiviert haben!
5) Wann werden Regeln ausgeführt?
- Auch hier arbeitet die Automatisierung in SCALARA in einem nächtlichen Lauf. Wenn ein Umsatz eingeht, wird er also nicht sofort automatisch verbucht, sondern erst in der darauf folgenden Nacht. An nächsten Tag wird der Umsatz Ihnen also als verbucht vorliegen.
- Es können nur Umsätze automatisch verbucht werden, die nach dem Anlegen und Aktivieren der Regel eingehen. Um ein Jahr nachzubuchen, eignen sich diese Regeln leider nicht.
- Eine Regel muss aktiviert sein, damit sie ausgeführt wird.
- Bei Splitbuchungen muss die Gesamtsumme des Umsatzes mit der Summe aus der Regel identisch sein.