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WEG-Buchhaltung

Anlage eines WEG-Wirtschaftsplans

Hier erhalten Sie detaillierte Informationen für die Anlage eines WEG-Wirtschaftsplans mit SCALARA.

1. Erstellen eines Wirtschaftsplans

Wenn Sie eine WEG-Immobilie angelegt haben, dann können Sie für dieses Objekt einen Wirtschaftsplan anlegen. Dieser Wirtschaftsplan erfüllt drei wichtige Eigenschaften in SCALARA:

Überwachen der geplanten Kosten auf den "Geplante Kosten"-Konten der Buchhaltung und Abgleich der Zweckgebundenheit
Generierung aller Vorschusszahlungen für sämtliche Eigentümer für die Kostentragung sowie alle Erhaltungsrücklagen für das gesamte Wirtschaftsjahr
Berechnungsgrundlage für den WEG-Jahresabschluss

Sie können einen Wirtschaftsplan im Finanzen-Bereich der Software unter "Wirtschaftsplan" erstellen. Hierfür wählen Sie den Punkt "+ Wirtschaftsplan erstellen".

economic-plan

Im nächsten Fenster können Sie dann auswählen, um was für eine Art Wirtschaftsplan es sich handelt.

create_economic_plan

Wenn Sie einen komplett neuen Wirtschaftsplan erstellen wollen, wählen Sie den ersten Punkt aus.

Wenn Sie "einen bestehenden Plan übernehmen", haben Sie später die Möglichkeit Vorschusszahlungen zu runden. Dies ist aber nur für die erstmalig übernommen Wirtschaftspläne möglich, da die in der Vergangenheit gerundeten Vorschusszahlungen im Grundsatz so nicht rechtsgültig sind, weil es eine Differenz zwischen der beschlossenen Summe und den Einzelsummen aus dem Einzelplan gibt.

Grundsätzlich geht SCALARA von einem Wirtschaftsjahr für ein Kalenderjahr vom 1.1. bis zum 31.12. aus. Sie können jedoch auch abweichende Wirtschaftsjahre angeben, wenn Sie z.B. mit einem Rumpfjahr starten.

Ist der Wirtschaftsplan erstellt, sehen Sie ihn auf der Übersichtsseite der Wirtschaftspläne.

economic_plan_overview

Der Wirtschaftsplan wird zunächst im Erstellungsmodus angelegt.

Im Erstellungsmodus können Sie den Plan beliebig oft bearbeiten und zwischenspeichern. Wenn Sie fertig sind, müssen Sie den Plan aktivieren. Den aktivierten Plan können Sie dann nicht mehr verändern.

Wir empfehlen Ihnen dies frühestens vorzunehmen, wenn der Wirtschaftsplan beschlossen und bestandskräftig ist.

Der aktivierte Plan löst die Vorschüsse für die Eigentümer aus. Sollte ein Plan ein mal aufgehoben werden, können Sie einfach einen neuen erstellen. Die Vorschüsse aus dem alten, aufgehobenen Wirtschaftspan werden dann überschrieben.

2. Verteilerschlüssel kontrollieren / anlegen

SCALARA generiert bereits die sog. Standard Verteilerschlüssel basierend auf den von Ihnen in der Immobilie gepflegten Stammdaten:

MEA - Aufteilungsschlüssel nach den Miteigentumsanteilen von Einheiten
Einheiten - Aufteilung nach der Anzahl der Einheiten
Anzahl der Personen - Aufteilung nach der in der Einheit gepflegten Personen
Quadratmeter - Aufteilung nach Quadratmetern der Einheiten
Quadratmeter beheizt - Aufteilung nach beheizten Quadratmetern der Einheiten

Zusätzlich können Sie je Immobilie individuelle Verteilerschlüssel definieren, z.B. wenn sog. Untergemeinschaften in der WEG bestehen. Hierfür können Sie wie folgt vorgehen:

Sie können durch den "+ Hinzufügen"-Knopf einen neuen individuellen Verteilerschlüssel anlegen.

economic_plan_splt_edit

Im nächsten Schritt können Sie jetzt einen Namen für den neuen Verteilerschlüssel eingeben und eine Verteilungsgrundlage wählen.

Create_individual_slpit Wenn Sie eine Verteilungsgrundlage ausgewählt haben, können Sie im Weiteren die Einheiten auswählen, die an dem Verteilerschlüssel teilnehmen.

create_individual_split2

Eine Sonderfunktion sind Verteilerschlüssel die Verbräuche darstellen. Hier können Sie die Realverbräuche angeben. Diese werden dann in den Einzelplänen berücksichtigt. Hier stehen bewusst keine Währungsbeträge, da die Beträge auch andere Einheiten wie z.B. Kubikmeter darstellen können. SCALARA errechnet auch automatisch den Gesamtverteiler der für den Gesamtwirtschaftsplan genutzt wird.

3. Planwerte angeben

Wenn Sie auf "Plan Bearbeiten" klicken, können Sie die Planzahlen in den Wirtschaftsplan eingeben.

Economic_plan_edit

Die bereits angelegten Verteilerschlüssel können jetzt bei den einzelnen Konten ausgewählt werden. Hier können sie auch per Texteingabe in den Auswahlfeldern nach Ihren Verteilerschlüsseln suchen.

Sind Sie mit der Eingabe fertig, können Sie das Ergebnis speichern. Sie können jederzeit wieder in den Bearbeitungsmodus zurückkehren und weitere Eingaben treffen.

Auch wenn Sie an dieser Stelle merken, dass Ihnen ein Verteilerschlüssel fehlt, können Sie ihn noch erstellen und hier nutzen.

Die hier angegebene Fälligkeit wird von SCALARA genutzt, um Offene Posten für die Vorschusszahlungen der Einheiten zu generieren. Achten Sie hier also auf die Korrektheit der angegebene Fälligkeit.

Sollten Sie einen bestehenden Wirtschaftsplan in SCALARA übernommen haben, dann können Sie in der zweiten Eingabemaske die Vorschüsse der einzelnen Einheiten anpassen (runden).

Haben Sie alles gespeichert, können Sie den Gesamntwirtschaftsplan in der aktuellen gespeicherten Form einsehen. Unter dem Menüpunkt "Einzelwirtschaftsplan" können Sie auch die Einzelwirtschaftspläne der Eigentümer einsehen.

economic_pla_single_2

4. Plan aktivieren

Im letzten Schritt können Sie nun den Plan aktivieren.

activate_plan

Hierdurch erstellt SCALARA automatisch alle Vorschüsse auf den Cent genau und aufgeteilt nach Kostentragung und Erhaltungsrücklage.

Glückwunsch! Sie haben Ihre WEG erfolgreich angelegt!