Wenn Sie mit der Buchhaltung starten, müssen Sie die Anfangsbestände vorher in SCALARA zu einem Stichtag eingeben. Hier erfahren Sie den Hintergrund dafür, erhalten eine Anleitung für WEG sowie Miet- & SE-Verwaltung und eine Anleitung für spezielle Sonderfälle.
1.) Hintergrund
Das Geld, das auf Ihren Geldkonten liegt, müssen Sie in Ihrer Buchhaltung abbilden. Da das Geld zweckgebunden ist, können Sie diese Zwecke in der Buchhaltung darstellen.
So könnten Sie vielleicht mehrere Tagesgeldkonten in einer WEG haben, auf denen die Erhaltungsrücklage und die Liquiditätsrücklage liegen oder aber das gesamte Geld liegt auf nur einem Bankkonto. Sie können es auch auf viel mehr Bankkonten aufgeteilt haben, wichtig ist, dass Sie in die Buchhaltung übertragen: Wie viel davon gehört zur Erhaltungsrücklage und wie viel in die Liquiditätsrücklage (oder weitere Rücklagen).
Wenn Sie also zu einem Stichtag in SCALARA starten möchten, müssen Sie hier schauen, wie viel Geld zu diesem Tag auf allen Bankkonten liegt und dies in die entsprechenden Felder eingeben. Damit sind dann die Salden der Geldkontenseite und der Buchhaltunsgkontenseite an diesem Tag ausgeglichen.
Wenn Sie die Bankkonten bereits in SCALARA verbunden haben, werden dann die Umsätze ab diesem Tag gezogen. Alle Umsätze, die davor stattgefunden haben, sind ja schon in dem Saldo des Stichtags einbezogen. Wenn Sie dann alle Umsätze verbuchen (und zusätzlich keine Geldein- und Ausgänge ohne Umsatz buchen) stimmen die Salden der Geldkontenseite und Buchhaltungsseite überein (achten Sie insbesondere beim Jahresabschluss darauf).
Sollte dies einmal nicht der Fall sein, ist dies ein Zeichen dafür, dass Sie z.B. Umsätze noch nicht verbucht haben, etwas ohne Umsatz verbucht haben, oder etwas falsch verbucht haben etc.. Hier können Sie nachlesen, was Sie in so einem Fall prüfen und tun können.
2.) Anfangsbestand eingeben (WEG)
Öffnen Sie in der Buchhaltung die Kontenübersicht und klicken oben Rechts auf 'Anfangsbestände eingeben'.
Hier können Sie dann den Tag / das Jahr wählen, mit dem Sie starten möchten.
In der Regel, ist dies der erste Tag, des ersten Wirtschaftsjahres, dass Sie in SCALARA abbilden möchten. Es gibt Fälle, bei denen Sie hier etwas anders vorgehen müssen, hierzu finden Sie weiter unten, eine Ausführung.
Als Nächstes geben Sie hier die Summe aller Geldkonten ein, die Sie in SCALARA synchronisiert haben (und der Konten, die Sie ggf. manuell hinzugefügt haben). Hier werden Ihnen bewusst nur die Erhaltungsrücklage und weitere Rücklagen (die Sie angelegt haben) angezeigt.
Was ist mit der Kostentragung?
Uns erreicht regelmäßig die Frage, wo die Geldmittel der Kostentragung einzutragen sind. Die Antwort darauf: Diesen Betrag müssen Sie der Erhaltungsrücklage hinzuaddieren.
Weil: Mit dem 31.12. wird die Kostentragung durch die Abrechnungsspitze sozusagen genullt. Sprich, alles, was hier noch an Geld drin liegt, muss den Eigentümern mit dem Jahresabschluss ausgezahlt werden. Das restliche Geld darf nicht mit ins nächste Jahr 'rüber genommen werden' und nicht für Kosten des nächsten Jahres verwendet werden.
Da Sie die Jahresabrechnung eines Jahres allerdings nie direkt am 31.12. des Jahres machen, sondern oft erst ein paar Monate später, bleibt das Geld natürlich oft auf dem Girokonto liegen, bis Sie dann die Abrechnungsspritzen erstellt haben und die Rückzahlungen/Nachzahlungen ausgezahlt werden. Dennoch, hat dieses Geld durch das 'Liegenlassen auf dem Girokonto' nicht den Zweck der Kostentragung des nächsten Jahres!
Das Geld kann auf dem Girokonto liegen bleiben. Wie oben bereits beschrieben, kann das Geld auch auf fünf Bankkonten verteilt liegen – oder auch in einem Sparschwein. Das Geld ist an den Zweck gebunden und nicht an Bankkonten gebunden.
Durch das Eintragen auf die Erhaltungsrücklage werden die Beträge der Abrechnungsspitze damit 'zwischenfinanziert'. Auf der Buchhaltungsseite lagern diese Beträge somit so lange in der Erhaltungsrücklage, bis sie ausgezahlt werden.
Heißt für Sie an dieser Stelle: fassen Sie bitte alle Beträge zusammen und tragen diese bei der Erhaltungsrücklage ein. Ausgenommen, weitere Rücklagen, diese müssen Sie separat eintragen.
3.) Anfangsbestand eingaben (Miet- & SE-Verwaltung)
Öffnen Sie in der Buchhaltung die Kontenübersicht und klicken oben Rechts auf 'Anfangsbestände eingeben'.
Wählen Sie hier den Tag, mit dem Sie in SCALARA starten möchten. In der Regel ist dies der erste Tag des ersten Jahres, für dies Sie eine Betriebskostenabrechnung erstellen möchten.
Bitte bedenken Sie: Mietforderungen werden automatisch generiert. Dies geschieht anhand der Daten, die Sie in den Nutzungen eingegeben haben. Die Mietforderungen werden dann ab dem Starttag generiert.
Da es hier nur ein verfügbares Geldmittelkonto gibt, oder eben Rücklagenkonten, die Sie ggf. angelegt haben (aber keine Unterteilung in Erhaltung und Kostentragung), können Sie hier die gesamten Beträge der Konten eintragen, die Sie in SCALARA synchronisiert haben (und der Konten, die Sie ggf. manuell hinzugefügt haben).
4) Spezialfall
Nicht selten ist es so, dass Eigentümer Ihre Vorschüsse einige Tage vor Fälligkeit begleichen (oder Mieter Ihre Miete einige Tage vorher überweisen).
Beispiel: Der Vorschuss ist fällig am 03.01.2024, der Eigentümer überweist am 30.12.2023 den Vorschuss für den Januar 2024. Dies führt nun zu folgender Situation:
- Der Umsatz wird nicht gezogen, weil der Starttag der 01.01.2024 ist
- Im Saldo des 01.01.2024 ist der Betrag allerdings schon drin
- Die Vorschuss-Forderung ist weiter offen und kann vermeintlich nicht geschlossen werden
- Würde man die Forderung jetzt ohne Umsatz verbuchen, wäre der Betrag doppelt im Saldo
Gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor (gleiches gilt natürlich auch für eine Mietzahlung):
- Reduzieren Sie die Summe des Anfangsbestandes um den Betrag der Zahlung vom 30.12.2023 und tragen diese reduzierte Summe zum 01.01.2024 ein.
- Verbuchen Sie nun die offene Vorschuss-Forderung ohne den Umsatz (Seite Buchungen > Button '+ Neue Buchung' > Geschäftsvorfall 'Geldeingang – Vorschusszahlung' oder 'Mieteinnahme verbuchen')
Nun ist der offene Posten geschlossen und der Saldo auf den Buchhaltungskonten stimmt wieder mit dem Saldo der Geldkontenseite überein.
Alternativ, wäre es auch möglich, die Anfangsbestände zu einem früheren Datum einzugeben – mit den Beträgen dieses Datums. So würden auch die Umsätze ab dem früheren Datum gezogen werden. Dann könnten Sie den offenen Posten mit dem Umsatz schließen (mit Buchungsdatum im neuen Wirtschaftsjahr). Bedenken Sie in diesem Fall, dass Sie die anderen Umsätze aus diesem Zeitraum dann auch unbedingt verbuchen müssen – und zwar in das alte Wirtschaftsjahr, nicht in das neue, mit dem Sie starten möchten. (Sonst würden die Salden nicht übereinstimmen).