Software-Updates

NEU: Optimierter Einrichtungsprozess für EBICS-Verbindungen

Wir haben den Einrichtungsprozess für EBICS-Bankverbindungen in SCALARA überarbeitet, um ihn für Sie noch klarer, sicherer und verständlicher zu gestalten.

Ab sofort begleiten wir Sie Schritt für Schritt durch alle wichtigen Hinweise – direkt vor dem Start der Verbindung. So wissen Sie genau, worauf es ankommt, und können die Einrichtung von Anfang an korrekt durchführen.

Bevor die Verbindung aktiviert wird, bestätigen Sie, dass Sie alle Informationen gelesen und verstanden haben. Das schützt vor Fehlern – und erspart Ihnen unnötigen Aufwand im Nachhinein.

 

---

Ab sofort können Sie als Admin in SCALARA Bankverbindungen eigenständig entfernen – direkt im System, ohne Support-Anfrage.

🔧 So funktioniert’s:

Gehen Sie auf Ihr Profil > Bankverbindungen.

Klappen Sie eine bestehende Verbindung auf – dort finden Sie nun die Option „Verbindung entfernen“.

✅ Voraussetzungen für das Entfernen:

Eine Bankverbindung kann nur entfernt werden, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

Kein Konto dieser Bankverbindung ist mehr mit einer Buchhaltung verknüpft.

Eines oder mehrere Konten sind noch mit einer Buchhaltung verknüpft, aber es existiert bereits eine neue primäre Bankverbindung, die dieselben Bankkonten beinhaltet.

❗️Wichtig: Das Entfernen ist endgültig – die Verbindung kann nicht wiederhergestellt werden. Bitte stellen Sie sicher, dass die Voraussetzungen erfüllt sind und keine aktiven Buchhaltungsprozesse gestört werden

Ab sofort können Sie Mietforderungen für einzelne Nutzungen direkt in SCALARA löschen. Navigieren Sie dazu in den Finanzbereich > Schlüssigkeitstest.

❗️Wichtig: Das Löschen ist endgültig. Gelöschte Mietforderungen können nicht wiederhergestellt werden. Bitte prüfen Sie vor der Ausführung, ob alle Angaben korrekt sind.

Mit dem neuen Schlüssigkeitstest in SCALARA unterstützen wir Sie dabei, Buchhaltungsfehler schneller zu erkennen, um diese selbstständig zu korrigieren – direkt in der Software.

Was ist der Schlüssigkeitstest?

Eine übersichtliche Darstellung um potenzielle Unstimmigkeiten in Ihrer Buchhaltung zu identifizieren. Dabei werden folgende Bereiche abgedeckt:

Buchungen & Transaktionen

• Abgleich von Buchungs- und Banktransaktionsdatum
• Prüfung auf fehlende oder falsch ignorierte Transaktionen

Anfangsbestände & Bankkonten

• Übersicht über eingegebene Anfangsbestände
• Vergleich der Kontostände mit Bankauszügen

WEG-Jahresabschluss

• Kontrolle, ob Buchungen und Transaktionen korrekt dem Abschlusszeitraum zugeordnet sind

Sie können nun mehreren Immobilien ein gemeinsames Bankkonto zuweisen und bestehende Zuweisungen jederzeit bearbeiten oder entfernen. Auch nachträgliche Änderungen an bestehenden Verbindungen sind möglich.
Zusätzlich haben Administratoren die Möglichkeit, einzelne Bankkonten auszublenden und von der automatischen Synchronisation auszuschließen. Ein Ausblenden ist nur möglich, wenn keine aktive Verknüpfung zu einer Immobilie besteht.
Die neuen Funktionen stehen Ihnen im Menü Bankverbindungen zur Verfügung.

Die Darstellung der Rücklagen im Jahresabschluss wurde grundlegend überarbeitet. Bereits zu Beginn sehen Sie jetzt eine übersichtliche Gegenüberstellung aller Geldmittel- und Bankkonten zum Stichtag 31.12., sodass sofort erkennbar ist, ob Buchhaltung und Bank übereinstimmen. In der IST-Rücklage werden Verbindlichkeiten, die den verfügbaren Betrag mindern, samt Herkunft transparent ausgewiesen – zum Beispiel offene Abrechnungsspitzen oder überzahlte Vorschüsse. In der SOLL-Rücklage werden offene Forderungen gegenüber Eigentümern oder Dritten separat dargestellt, sodass sofort ersichtlich ist, welcher Betrag in der Rücklage sein müsste, wenn alles korrekt gezahlt worden wäre.

Es wird automatisch eine Mahnliste mit allen potenziellen Mahnkandidaten erstellt. Mit nur einem Klick generieren Sie Mahnschreiben für alle offenen Forderungen – sofort als PDF verfügbar. Auch individuelle Mahnungen pro Person sind möglich. Mahnstopps lassen sich flexibel setzen und wieder aufheben. Mahnfristen und -gebühren können Sie pro Immobilie anpassen. Die Mahnstufen sind klar strukturiert: Es beginnt mit einer Zahlungserinnerung, gefolgt von Mahnstufe 1/2 und Mahnstufe 2/2. Wird auch dann nicht gezahlt, erfolgt automatisch die Übergabe ins Rechtsverfahren.

Wir haben an der Zuverlässigkeit der Buchungsvorschläge und an der Performance der Freigabe-Seite der Zahlungsaufträge gearbeitet.

Sie haben es angemerkt - wir haben zugehört!
Fehlerhaft verknüpfte Bankverbindungen können Sie nun selbst entfernen, ohne eine Anfrage im technischen Support stellen zu müssen.

Dafür klicken Sie einfach in Ihren Einstellungen auf "Bankkonten" und dann auf das kleine "x"-Symbol.

Sie können nun einen weiteren "individuellen Verteiler" erstellen, z.B. um Rauchwarnmelder pro Einheit als Verteiler anzugeben und nach diesem Verteiler die entsprechenden Wartunskosten aufteilen zu können.

Sie können nun selbst entscheiden, wie mit den Vorschussforderungen umgegangen werden soll, wenn sich zwei Wirtschaftspläne zeitlich überschneiden.

Das Management von wiederkehrenden Posten ist nun noch einfacher!
Sie können einfach eine wiederkehrende Forderung oder Verbindlichkeit oder Forderung anlegen, einen Kontakt verknüpfen und direkt den Zahlungsauftrag erstellen.
Sobald der Bankumsatz synchronisiert ist, wird dieser automatisch verbucht und der offene Posten geschlossen.
So reduziert sich der manuelle Aufwand auf die einmalige Anlage und die Freigabe des Zahlungsauftrags zum Fälligkeitszeitpunkt.

Der erste Schritt ist vollbracht! Wir haben unser Ticketsystem komplett überbearbeitet.

Sie können nun zwischen der neuen, übersichtlichen Kanban-Ansicht und der Listenansicht wechseln.
Zudem können Sie Tickets nun Mitarbeitern zuweisen und wählen, ob diese extern an Eigentümer, Mieter oder Dienstleister freigegeben werden oder nur für interne Zwecke bestimmt sind.

In der Übersicht der Wirtschaftlichkeit und der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird nun übersichtlicher dargestellt, welche Einnahmen und Ausgaben umsatzsteuerpflichtig sind.

In der Übersicht wird nun angezeigt, wann die Forderungen verbucht und damit geschlossen wurde. So haben Sie einen besseren Überblick, wann die Forderung tatsächlich verbucht wurde.

In der Mietverwaltung werden neue Verteilerschlüssel automatisch generiert für Gewerbeeinheiten, Wohneinheiten & über alle Nutzungen. So reduzieren wir Ihren manuellen Aufwand in der Kostenverteilung noch weiter.

Sie haben nun Ihre eigene Rechnungsmailadresse, an die Sie Rechnungen schicken oder weiterleiten können. Dateien und Dokumente landen so automatisch in Ihrer SCALARA-Postbox zur Weiterverarbeitung. Die Adresse wird in der Postbox oben angezeigt und Sie können z.B. ganz einfach eine Weiterleitung Ihrer Rechnungsmailadresse an diese einrichten.

Sie können nun neben dem Pin/Tan-Verfahren auch Bankverbindungen integrieren, die über das EBICS Verfahren laufen.

So können synchronisieren sich auch diese Bankumsätze automatisch und Sie können alle Zahlungsaufträge direkt über SCALARA anlegen und per App freigeben. Sie brauchen also kein externes Bankprogramm mehr!

Wie Sie den EBICS-Zugang bei Ihrer Bank einrichten, erfahren Sie hier.

Wir haben die Dokumentenverwaltung verbessert.
Sie können nun auch auf der Übersichtsseite der Dokumente & Dateien den Upload vornehmen.

Außerdem können Sie die Dokumente & Dateien noch einfacher als intern oder extern markieren.

Zudem können Sie nun die Bezeichnung von den hochgeladenen Dateien verändern.

Unsere nächste, richtig große Funktion ist live!
Sie können nun Ihre Rechnungen in SCALARA hochladen, die Daten auslesen lassen und weiterverarbeiten.
Unsere KI scannt alle Umsätze & Buchungen und prüft, ob die Rechnungen zu einer davon passt.

Falls kein passender Umsatz oder Buchung gefunden wird, kann die Rechnung direkt verbucht & der passende Zahlungsauftrag generiert werden.
Sobald die Banktransaktion synchronisiert ist, wird diese sofort verbucht.

So gelingt eine smarte Rechnungsverarbeitung in nur wenigen Klicks und Sie sparen jede Menge Zeit!

Der Verteilerschlüssel Personenzahl in der WEG ist zwar selten, kommt aber doch immer wieder mal vor.
Wenn es unterjährig zu einer Änderung kommt, z.B. weil das erwachsene Kind auszieht, können Sie die Personenzahl nun noch einfacher selbst ändern.
Die veränderten Personentage werden dann automatisch in der Abrechnung berücksichtigt.

Sie können nun selbst Mietforderungen rückwirkend verändern. Klingt trivial? Ist es aber nicht!
Denn alle bisher bestehenden (auch schon verbuchten) Mietforderungen werden rückwirkend angepasst.
Vorher mussten Sie dies immer an den Support melden, nun können Sie es ganz einfach selbst.

 

 

---

Viele Kunden haben sich gewünscht, dass einzelne Bestandteile des WEG-Jahresabschlusses abgewählt werden können. Deshalb können Sie nun für jeden Abschluss die optionalen, mitgenerierten Dokumente aus- oder abwählen.

Bitte beachten Sie:
Wenn es keine passenden Vorgänge gibt, z.B. Buchungen mit Kapitalertragssteuer, wird das Dokument trotz Auswahl nicht generiert. (Es wäre ja sonst auch leer.)

Wir haben die Daten zu den Kontakten erweitert. Sie können nun beliebig viele Rufnummern und E-Mailadressen anlegen und spezifizieren.
Zudem gibt es mehr Angaben bei Personenvereinigungen, wie z.B. GmbH. Hier können Sie u.A. die USt. ID pflegen.

Die Basisdaten der Immobilie haben ein großes Update bekommen. Pflegen Sie nun die bauliche Beschaffenheit Ihrer Immobilie noch besser: Ergänzen Sie u.a. Grundstücksangaben, Sondernutzungsrechte & Gemeinschaftseigentum

Außerdem können Sie nun pro Gebäude mehr Daten angeben und technische Ausstattung mit Wartungsangaben hinzufügen.

Sie können nun die Art der Berechnung der Salden in der Kontenübersicht ändern:
Wählen Sie zwischen "Buchungsdatum" und "Verteilungsrelevant".

In der entsprechenden Nutzung können Sie nun ganz einfach die Personenzahl unterjährig stichtagsgenau verändern.
Natürlich werden die Anpassungen in der Abrechnung entsprechend zu Grunde gelegt.

Die IST-Rücklagenberechnung ist zwar der Gesetzesreform in 2020 geschuldet, aber keine Software kann dies richtig – außer unsere!
Auf Knopfdruck erhalten Sie nun die Soll-Rücklage, die verfügbaren Geldmittel pro Rücklage und eine konsolidierte Berechnung der IST-Rücklage über alle Rücklagen hinweg. Und das auf Knopfdruck!

Sie können nun Ihrem Profil ein Bild hinzufügen, dass in der Software als sog. "Avatar" angezeigt wird.
Also z.B. in der Kommunikation mit Ihren Kunden in Tickets.
Sie können hier z.B. ein Bild von sich selbst oder Ihr Logo hochladen.

Die automatische Verbuchung wurde nun durch automatisch generierte Buchungsregeln ergänzt.

Wenn ein Geschäftsvorfall 3x gleich verbucht wurde, werden Ihnen nun automatisch Buchungsregeln vorgeschlagen, die Sie ganz einfach aktivieren können (selbstlernendes System).
Sobald diese aktiviert wurden, wird der Umsatz automatisch verbucht. Die Buchungsregeln werden jede Nacht neu aufgrund der Buchungen generiert.

Sie können aber auch selbst neue Buchungsregeln erstellen, die dann die Umsätze automatisch verbuchen, auf welche die erstellte Buchungsregel zutreffen.

Sie können nun Ihre eigene Brief- und Dokumentvorlagen in SCALARA hochladen.
Diese werden dann für alle in SCALARA generierten Dokumente wie Wirtschaftsplan und Jahresabschluss verwendet.
Gehen Sie dazu einfach in "Einstellungen" auf "Design & Logo" und laden Sie Ihre Vorlage als pdf nach unserer Anleitung hoch.

In der neuen Finanzen-Übersicht "Wirtschaftlichkeit" können Sie nun einen Steuerreport für Ihre Eigentümer herunterladen.

Wir haben eine Übersichtsseite "Wirtschaftlichkeit" in der Mietverwaltung ergänzt.
Hier können Sie die Einnahmen- und Ausgabenrechnung der Mietverwaltung sehen und über die Schlüssigkeitskontrolle die Geldkonten mit den Buchhaltungskonten abgleichen.

Sehen Sie nun im erweiterten Dashboard pro Immobilie auf einen Blick, welche offenen Forderungen & Verbindlichkeiten bestehen.
Zusätzlich sehen Sie nun, bei welchen automatisch generierten Lastschriften noch Daten ergänzt werden müssen.

Ab sofort kann ein bereits aktivierter Wirtschaftsplan (in den Erstellungsmodus) zurückgesetzt werden. Dadurch kann ein Wirtschaftsplan bearbeitet und erneut aktiviert werden, um die Vorschüsse aufs Neue zu generieren.

Durch das Zurücksetzen werden zudem:

• alle Vorschüsse und bereits getätigte Verbuchungen der Vorschüsse gelöscht
• alle Bankumsätze, die bereits mit Vorschussforderungen verbucht waren, werden wieder in den Status "Offen" gestellt und können erneut verbucht werden
  
  

Ab sofort erstellt SCALARA die Lastschriften voll automatisiert für Sie!

Mithilfe der Lastschriftenkonfiguration in der Übersicht des Zahlungsverkehrs konfigurieren Sie ganz einfach und nur einmal, welche Eigentümer-/Mieterkonten belastet werden. SCALARA erstellt nun vollautomatisiert (jede Nacht, 14 Tage im Voraus) die entsprechenden Lastschriften auf Basis der bereits generierten Vorschüsse / Mietforderungen.

Aber keine Sorge – selbstverständlich müssen Sie die Zahlungsaufträge noch freigeben oder können sie noch entfernen.

Ab sofort können Sie eine .xml-Datei herunterladen, um Ihre Überweisungen & Lastschriften wie gewohnt über die Banking-Software Ihrer Wahl über alle Konten hinweg auszulösen.

Wo finde ich den Export?

1) Wählen Sie "Aufträge" im Sub-Menü "Zahlungsverkehr".

2) Klicken Sie auf "prüfen & freigeben".

3) Wählen Sie ein Konto aus.

4) Exportieren Sie die Datei mit dem Klick auf "Exportieren".

Mit dem neuen Filter können Sie nun alle stornierten Buchungen ausblenden.

Sie finden den neuen Filter in den folgenden Bereichen der Software:

• Buchhaltung – Buchungen

• Kontenübersicht (wählen Sie ein beliebiges Konto aus, z.B. Hauswart)

Sie können nun selbst die Datenmigration in SCALARA übernehmen - mit minimalem händischen Aufwand.
Wenn Sie Daten in SCALARA importieren wollen, klicken Sie einfach unter "Einstellungen" auf "Datenmigration".
Hier können Sie sich eine Excel-Vorlage herunterladen, entsprechend befüllen und wieder in SCALARA hochladen. Ihre Immobilien Stammdaten sind dann ganz einfach angelegt!

Fügen Sie problemlos beliebig viele Mitarbeiter hinzu. Diese können sich selbst einloggen und haben Lese- und Bearbeitungsrechte in der gesamten Software. Bei Bedarf können Zugänge einfach gelöscht werden, sei es für zeitlich begrenzte Nutzer oder aus anderen Gründen.

Bald folgen weitere Funktionen, die die Mitarbeiterverwaltung noch einfacher gestalten.

Sie können nun auch in einer WEG die Bewohner einer Sondereigentumseinheit pflegen.

Selbst wenn Sie nicht die Sondereigentumsverwaltung übernehmen.

Fügen Sie einfach in der entsprechenden Einheit die entsprechende Person hinzu.

Verstehen Sie Begriffe und Funktionen in der Software besser, dank unserer Hilfe-Icons. Erlangen Sie Fachwissen und nutzen Sie die Software auch ohne Hintergrundwissen problemlos.

Wir erweitern hilfreiche Erklärungen in der gesamten Software ab sofort ständig.

Alle Finanzinformationen für Ihre Immobilien an einem Ort. Einrichtungstipps, Geldmittelübersicht und Umsätze & Buchungen im Blick.

Personalisieren Sie die Anzeige der Hilfe-Icons nach Ihren Bedürfnissen. Wählen Sie aus, in welchen Bereichen der App sie für Sie sichtbar sein sollen.

Ihr All-in-One-Ort für KI-gestützte Unterstützung mit Wissensdatenbank, Videos, Update-Informationen und direktem Support-Chat.

Buchungsvorschläge zu passenden Umsätzen und Banktransaktionen erhalten. Wegfall manueller Verbuchungen durch einfaches Annehmen von Vorschlägen. Verfügbar unter Umsätze für alle Verwaltungsformen.

Hinterlegung aller Zahlungsinformationen auf Kontaktebene. Schnellere und automatischere Umsatzzuordnung durch verknüpfte Daten. Verfügbar im Kontakt.

Umsätze filtern nach “Alle”, “Verbucht” und “Unverbucht”. Erweiterte Suche nach beliebigen Zeiträumen. Verfügbar unter Umsätzen.

Schneller und zentraler Wechsel zwischen allen Immobilien mit Suchfunktion. Verfügbar im Immobilien- und Finanzen-Bereich im obereren Bereich.

Bequeme Neuorientierung auf die linke Seite. Direkter Zugang zur Startseite und den Bereichen der Immobilien, Finanzen, Kommunikation und Kontakte. Überall verfügbar.