Was muss ich machen, um die Buchhaltung einer bestehenden WEG/Mietverwaltung/SEV nach SCALARA zu überführen?
1. Migration der Stammdaten
Migrieren Sie die Stammdaten Ihrer WEG-Immobilien entweder manuell oder kontaktieren Sie uns, damit wir Sie bei der Migration und Einrichtung unterstützen.
Damit SCALARA Sie bestmöglich bei der Automatisierung der Buchhaltung und Abrechnungen unterstützen kann, sind wir auf die Korrektheit der Daten angewiesen. Wenn Sie alle Daten wie z.B. Quadratmeter oder Personenanzahl korrekt pflegen, nehmen wir Ihnen beispielsweise das Anlegen von Verteilerschlüsseln ab.
Wichtige Daten der Einheiten sind:
- MEA
- Quadratmeter
- Anzahl und Adresse der in der Immobilie enthaltenen Gebäude
- Personen je Einheit
- Eigentümer und Mieter
Bitte beachten Sie auch den "Leitfaden zu Migration"
2. Anpassung des Kontenrahmen
SCALARA gibt Ihnen bereits einen speziell für die WEG- und Mietverwaltung entwickelten Kontenrahmen vor. Dieser sehr enge Rahmen hilft uns und Ihnen dabei, eine größtmögliche Rechtssicherheit herzustellen. Wir haben besonderes Augenmerk auf die strikte Trennung zwischen den unterschiedlichen Zweckbindungen der Geldtöpfe gelegt, um Ihnen maximale Transparenz zur Liquidität der verwalteten Immobilie zu geben.
Sie können diesen Kontenrahmen nur sehr bedingt verändern.
Die wichtigsten Funktionen sind hierfür die Kopieren- und die Editieren-Funktion.
Diese zwei Funktionsbuttons sind essenziell, um den Kontenrahmen auf die verwaltete Immobilie anzupassen.
Achtung: Sie können nur Buchhaltungskonten der Kostentragung kopieren!
Die Kopieren-Funktion
Mit dieser Funktion können Sie ein bestehendes Konto der Kostentragung duplizieren. Bei dieser Funktion wird die Kontobezeichnung immer übernommen und ist unveränderbar. Sie haben allerdings die Möglichkeit, die Zusatzbezeichnung anzupassen sowie die Umlagefähigkeit zu definieren.
Über die Ergänzung einer Zusatzbezeichnung individualisieren Sie das entsprechende Konto. Zum Beispiel könnten Sie das Konto "Aufzug" duplizieren und dann in der Zusatzbezeichnung jeweils "Haus A" und "Haus B" ergänzen.
Beispiel:
Die Umlagefähigkeit von Konten ist im Standard von uns vorgegeben und bezieht sich auf die BetrKV für Vermietung und Verpachtung. Im Rahmen der WEG hat dies keine rechtliche und abrechnungstechnische Relevanz im Bezug auf die Verteilung der Kosten.
Lediglich die Ausweisung im Abrechnungsdokument wird hierdurch gesteuert.
Dennoch ist die Korrektheit der Zuordnung hier wichtig, da Nebenkostenabrechnungen, die auf Basis der WEG-Abrechnung erstellt werden sollen, diese Informationen als Basis nutzen.
Bearbeiten-Funktion
Die Bearbeiten-Funktion funktioniert gleichermaßen, hier kann jedoch nur die Zusatzbezeichnung sowie die Umlagefähigkeit angepasst werden. Es entsteht kein zusätzliches Buchhaltungskonto.
Beispiel:
3. Hinzufügen der Bankverbindungen
Damit SCALARA Ihnen bei der Buchhaltung den größtmöglichen Mehrwert bietet, ist es notwendig, dass Sie Ihre Bankverbindungen bei uns hinterlegen. Dies geschieht über unsere Partner-Schnittstellenanbieter FinAPI (https://www.finapi.io).
Wichtig: SCALARA speichert Anmeldedaten Ihrer Bankverbindung zu keiner Zeit! Unser Partner FinAPI (ein BaFin zertifiziertes Unternehmen & Tochterunternehmer der SCHUFA) hält diese Informationen unter Verschluss und SCALARA hat zu keiner Zeit Zugriff auf Ihre PIN/TAN oder etwaige sonstige Authorisierungsverfahren.
Aus diesem Grund kann es sein, dass Sie sich auch regelmäßig wieder neu bei FinAPI autorisieren müssen.
Um eine Bankverbindung zu hinterlegen, gehen Sie auf https://app.scalara.de/user-management/accounts. Hier können Sie über den "Bankverbindung hinzufügen" eine beliebige Bankverbindung einrichten. Eine komplette Anleitung finden Sie HIER.
4. Eingabe des Anfangsbestands
Im nächsten Schritt ist es wichtig, dass Sie die Anfangsbestände eingeben.
Für die WEG folgen Sie bitte dieser Anleitung: HIER
Für eine Miet- und SEV-Verwaltung folgen Sie bitte dieser Anleitung: HIER (coming soon)
Die WEG Anfangsbestände werden bei SCALARA sehr strikt nach der Gültigkeit des Wirtschaftsplans eingeschränkt. Für Sie bedeutet dieses Vorgehen, dass Sie zum 1.1. eines Kalenderjahres nur folgende Anfangsbestände eingeben müssen:
- Verfügbare Geldmittel Erhaltungsrücklage
- ggfs. Verfügbare Geldmittel weiterer von Ihnen angelegten Rücklagen
- Verfügbare Mittel der Kostentragung aus Vorjahr
NUR WEG:
5. Erstellen des Wirtschaftsplans
Haben Sie alle vorherigen Schritte ausgeführt, können Sie bereits Umsätze verbuchen und mit der Software arbeiten. Damit SCALARA Ihnen noch mehr Arbeit abnehmen kann und einen rechtssicheren Jahresabschluss erstellen kann, müssen Sie jetzt noch den Wirtschaftsplan der WEG erstellen.
Hierfür folgen Sie bitte unserem detaillierten Leitfaden für die Anlage eines Wirtschaftsplans:
NUR Mietbuchhaltung / SEV:
5. Anlage von Nutzungen
Sollten Sie eine Miet- bzw. SEV-Immobilie angelegt haben, müssen Sie jetzt die entsprechenden Mietverträge anlegen. Alle Formen von Verträgen finden Sie in den Stammdaten der Immobilie. Hier geben Sie alle Vertragsinformationen ein. Folgen Sie hier unserem detaillierten Leitfaden zum Anlagen von Mietverträgen.
Anlage von Nutzungen (Mietverträgen / Leerstand / Selbstnutzung)
6. Mit SCALARA arbeiten
Mit der Anlage eines aktiven Wirtschaftsplans haben Sie alles abgeschlossen, was Sie für eine Überführung einer Immobilie nach SCALARA machen müssen.
Wir wünschen Ihnen ein effizientes, zeitsparendes Arbeiten in SCALARA!