Wenn die WEG – beispielsweise für einen Ersatzschlüssel – zunächst einen Betrag auszahlt und ihn anschließend zu 100 % einem einzelnen Eigentümer weiterbelastet, hat das nichts mit Vorschüssen oder der Abrechnungsspitze zu tun. Diese Kosten gehören daher nicht in die Jahres- oder Hausgeldabrechnung. In SCALARA können Sie die Situation wahlweise als
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Durchlaufenden Posten,
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Forderung gegenüber Dritten oder
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Gutschrift auf dasselbe Ausgabenkonto
abbilden. Nachfolgend finden Sie den fachlichen Hintergrund, Entscheidungshilfen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen.
1. Fachlicher Hintergrund
| Punkt | Erklärung |
|---|---|
| Warum nicht in die Jahresabrechnung? | Vorschüsse + Abrechnungsspitze betreffen immer alle Einheiten. Eigentümerspezifische Einzelkosten würden das Gemeinschaftsergebnis verfälschen. |
| Steuerliche Behandlung | Für die WEG handelt es sich um eine reine Durchlaufposition ohne Einnahmen- oder Ausgabeneffekt. |
| Transparenz | Die Einzelbelastung wird im Vermögensbericht angezeigt (Variante 1 & 2) oder gar nicht (Variante 3). |
2. Drei Buchungswege im Überblick
| Variante | Wann sinnvoll? | Kurz-Workflow |
|---|---|---|
| 1. Durchlaufender Posten | Reine Kostendurchleitung ohne Erfolgsauswirkung (typisch bei Schlüssel-, Messumformer- o. Ä. Kosten). | Ausgabe auf Konto Durchlaufende Posten → Geldeingang des Eigentümers schließt den Posten. Der Betrag erscheint nicht in der Abrechnung, aber im Vermögensbericht. (Scalara Hilfe) |
| 2. Forderung gegenüber Dritten | Sie möchten den offenen Betrag bis zur Zahlung explizit in der OP-Liste sehen. | Ausgabe auf passendes Aufwandskonto → offene Forderung gegenüber Dritten erstellen → Zahlungseingang mit Geschäftsvorfall Forderung schließen. (Scalara Hilfe, Scalara Hilfe) |
| 3. Gutschrift (vereinfachte Lösung) | Kleinbeträge, bei denen keine OP-Überwachung nötig ist. | Ausgabe buchen → sobald der Eigentümer zahlt, Geldeingang – Einnahme als Gutschrift auf dasselbe Konto verbuchen. So wird die Ausgabe direkt reduziert; weder OP noch Jahresabrechnung werden berührt. |
3. Praxisbeispiel: 40 € Ersatzschlüssel
| Schritt | Aktion in SCALARA | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1 | Bankumsatz 50 € auswählen → Ausgabe → Konto *‚Schlüssel / Schließanlage‘ anlegen oder wählen | Aufwand erfasst |
| 2 | Finanzen → Offene Posten → Forderung merken | Forderung ggü. Eigentümer über 50 € angelegt (Scalara Hilfe) |
| 3 | Zahlungseingang 50 € des Eigentümers → Forderung gegenüber Dritten schließen | Offener Posten ausgeglichen, Aufwand netto 0 € (Scalara Hilfe) |
4. Häufige Fragen
- Muss ich ein spezielles Konto nutzen? - Nein. Legen Sie ein zweckmäßiges Ausgabenkonto (z. B. Schlüssel & Schlösser) an oder nutzen Sie Durchlaufende Posten.
- Taucht der Betrag irgendwo im Jahresabschluss auf? - Nur, wenn die Forderung am Stichtag noch offen ist (Variante 1 & 2 → Vermögensbericht). Bei Variante 3 erscheint er gar nicht.
- Kann ich die alte GEVO-Logik „Direktkosten Eigentümer“ nachbauen? - Ja, Variante 1 bildet den gleichen Effekt ab – nur transparenter, weil Sie sowohl Ausgabe als auch Ausgleich sehen.