Dieser Artikel erklärt, wie die Darstellung der Rücklagen in SCALARA aufgebaut und dargestellt sind.
1) Geldmittel zum 31.12.
Als Erstes werden Ihnen die Geldmittel zum 31.12. angezeigt. Hier werden alle Geldmittelkonten der Buchhaltung aufgelistet, auf denen zum 31.12. etwas drin liegt.
Daneben werden die Bankkonten angezeigt.
So können die Eigentümer den Stand der Rücklagen / der Geldmittel zum 31.12. nachvollziehen.
Der Wert aller Beträge auf den Buchhaltungskosten muss dem Gesamtwert der Bankkonten entsprechen. Diese Gegenüberstellung findet bereits im Saldenabgleich auf dem Dashboard und im Jahresabschluss oben in den Informationen statt. Wenn es hier zu einer Differenz kommt, wurde sehr wahrscheinlich etwas nicht richtig verbucht.
2) Die IST-Rücklage
Um den 'tatsächlichen' IST-Wert der Rücklagen zu ermitteln, müssen nun noch alle offenen Verbindlichkeiten betrachtet werden. Da diese wissentlich noch ausgehen müssen und somit die tatsächlichen verfügbaren Geldmittel schmälern.
- Beachten Sie bitte, dass hier alle offenen Verbindlichkeiten gegenüber Einheiten gelistet werden, die z.B. durch vorherige Jahresabrechnungen entstanden und noch nicht zum Stichtag 31.12. beglichen wurden (sowie z.B. Verbindlichkeiten durch überzahlte Vorschüsse, die zum Stichtag noch nicht ausgezahlt wurden).
- Sollten Sie hier Verbindlichkeiten gegenüber Dritten gelistet haben, sind dies die Posten aus der offenen Posten Liste (die zum Stichtag 31.12. noch nicht beglichen wurden).
Wenn Sie eine offene Verbindlichkeit im Abschluss nicht darstellen möchten, müssen Sie die offene Verbindlichkeit in Ihrer offenen Posten Liste stornieren. - Die Abgrenzungs-Positionen entstehen durch Beträge, die Sie mit dem Geschäftsvorfall 'Abgrenzen' gebucht haben. Hier handelt es ich in der Regel um Heizkosten (da eigentlich nur Heizkosten abgegrenzt werden dürfen).
Mit dem Ergebnis der IST-Rücklage können die Eigentümer sehen, welche verfügbaren Geldmitteln Ihnen tatsächlich zum Stichtag 31.12. zur Verfügung stehen.
3) Die SOLL-Rücklage
Da es vorkommt, dass Forderungen teilweise nicht begleichen, oder offene Forderungen über Jahre hinweg bestehen bleiben, müssen nun noch alle offenen Forderungen betrachtet werden.
- Hier werden Ihnen alle offenen Forderungen gegenüber Einheiten angezeigt, dies sind in der Regel offene Vorschusszahlungen oder offene Nachschüsse aus Jahresabrechnungen aus Vorjahren (die zum Stichtag 31.12. noch nicht beglichen wurden).
- Zudem die offenen Forderungen gegenüber Dritten. Auch hier gilt: wenn Sie bestimmte offene Forderungen gegenüber Dritten hier nicht gelistet haben möchten, müssen Sie die offene Forderung stornieren (auch diese finden Sie in der offenen Posten Liste).
Mit dem Ergebnis der SOLL-Rücklage, können die Eigentümer nachvollziehen, wie viel Geldmittel eigentlich verfügbar / vorhanden sein müssten, wenn alle offenen Forderungen beglichen wären.