Hintergrund
Der Kontenübersicht liegt ein von den Experten bei SCALARA eigens entwickelter WEG-Kontenrahmen zugrunde. Bisher gab es keinen anerkannten spezifischen Kontenrahmen für die WEG-Buchhaltung, sodass eine Eigenentwicklung notwendig war, um eine Anpassung eines generischen Kontenrahmens wie SKR03 zu umgehen.
Das Besondere ist, dass neben dem Zuschnitt auf die tatsächlich relevanten Einnahmen- und Ausgabenposten diese auch nach Zweckbindung der Geldmittel dargestellt sind.
Das führt dazu, dass Sie auf einen Blick erkennen können, welche Konten zur Kostentragung, zur Erhaltungsrücklage oder sonstigen Rücklagen gehören und wie der Geldmittelstand ist.
Um mit SCALARA bei der WEG-Buchhaltung besonders viel Zeit zu sparen und gleichzeitig Transparenz zu schaffen, wurde eine Abwandlung der doppelten Buchführung konzeptioniert.
Eine Folge dieses innovativen Konzepts ist, dass die Darstellung der verfügbaren Geldmittel pro Zweck erfolgen kann.
So sehen Sie auf einen Blick, ob in der Kostentragung ausreichend liquide Mittel sind, ob Sie in einen Engpass laufen oder sogar auf Geld in der Erhaltungsrücklage zurückgreifen müssen, um Ausgaben tätigen zu können.
Der Kontenrahmen als Grundlage der Kontenübersicht
a. Entwicklung des Kontenrahmens
Der WEG-Kontenrahmen wurde in Zusammenarbeit mit unseren Experten Astrid Schultheis und Dr. Michael Casser entwickelt, um eine fehlende Standardisierung und damit mangelnde Rechtssicherheit im Bereich der WEG-Buchhaltung zu adressieren.
Vor SCALARA gab es keinen standardisierten Kontenrahmen für WEG-Verwaltungen.
Um eine einheitliche Terminologie zu gewährleisten, orientiert sich SCALARA an der Betriebskostenverordnung und schafft dadurch einen einheitlichen Qualitätsstandard. Gleichzeitig werden Eigentümer nicht durch abweichende Begrifflichkeiten, je nach Verwaltungsform, verwirrt.
Die Standardisierung hilft zudem, häufige Rechtsunsicherheit in der Immobilienverwaltung zu vermeiden. Außerdem wird den SCALARA Kunden durch den Kontenrahmen der Erstimplementierungsaufwand abgenommen. Es müssen keine neuen Konten eröffnet, oder abgeschrieben werden.
b. Funktion des Kontenrahmens
Der Kontenrahmen bietet eine klare Übersicht über alle relevanten Buchhaltungskonten einer Immobilie.
Alle Einnahmen und Ausgaben einer Immobilie werden hier abgebildet.
Zudem bietet der Kontenrahmen eine transparente Sicht auf die tatsächliche Vermögenslage der WEG.
Als Treuhänder der Eigentümer muss der Verwalter jeden verwalteten Cent und dessen Verwendung erklären können. Genau das gelingt nun mit dem Kontenrahmen, welcher der Kontenübersicht zugrunde liegt.
c. Besonderheiten des Kontenrahmens
1) Gliederung nach Zweckbindung der Geldmittel
Die erste Besonderheit ist im Vergleich zu allen Softwareprodukten, dass die Kontenübersicht nach der Zweckbindung der Geldmittel strukturiert ist. Das bedeutet, Sie haben vorangestellt erstmal alle Einnahmen- und Ausgabenkonten für die Kostentragung.
Im Anschluss sehen Sie die Konten für die Erhaltungsrücklage und dann die ganzen Forderungskonten gegenüber Dritten und auch gegenüber den Einheiten und die entsprechenden Verbindlichkeitskonten, auch gegenüber Dritten und den entsprechenden Einheiten.
Vorsicht:
Sie dürfen ohne Beschluss Geld nicht zweckentfremden, also Ausgaben der Kostentragung nicht mit Geldmitteln aus einer Rücklage begleichen!
Als Treuhänder der Wohnungseigentümer sind Sie an die Zweckbindung gebunden.
Sie könnten sich allerdings einen Vorratsbeschluss einräumen lassen oder direkt eine Liquiditätsrücklage beschließen, auf die Sie bei Liquiditätsengpässen auch ohne Individualbeschluss zugreifen können.
Grundsätzlich passiert es gerade am Anfang des Jahres häufig, dass die Geldmittel der Kostentragung durch die Vorschüsse noch nicht ausreichend gefüllt sind, um die oftmals hohen Jahresrechnungen zu decken, die zu Beginn des Jahres fällig werden.
Hier kann Ihnen SCALARA nun Transparenz verschaffen und einen neuen Handlungsspielraum eröffnen.
2) Trennung der Finanzdaten und Stammdaten
SCALARA sorgt für eine effiziente Trennung von Finanz- und Personendaten in der Immobilienverwaltung. Beim Eintragen der Stammdaten einer Immobilie werden automatisch die entsprechenden Buchhaltungskonten angelegt, die sich ausschließlich auf die jeweilige Einheit beziehen, nicht auf die Eigentümer. Dies vereinfacht die Verwaltung bei Eigentümerwechseln, da lediglich die Eigentümerdaten in den Stammdaten aktualisiert werden müssen. Die Konten passen sich automatisch an, wodurch manuelle Anpassungen entfallen.
Das System berücksichtigt die gesetzlichen Vorgaben zur Rechtssicherheit. In der Wohnungseigentümergemeinschaft ist der Eigentümer für die Forderungen und Verbindlichkeiten einer Einheit sekundär. Dies vereinfacht Prozesse und spart Zeit, indem es die Komplexität reduziert und eine intuitive Handhabung ermöglicht.
3) Abwandlung der doppelten Buchführung
SCALARA hat ein innovatives Buchhaltungskonzept entwickelt, das auf der klassischen doppelten Buchführung basiert, aber durch moderne Technologien abgewandelt wurde. Eine wesentliche Neuerung ist die Abschaffung des Buchhaltungskontos 'Bank'. Statt gegen die Bank zu buchen, integriert SCALARA den Zahlungsverkehr direkt über eine Schnittstelle zu den Banken. Dies ermöglicht eine ständige Synchronisation des Bankkontos, wodurch jederzeit die realen Bankstände digital verfügbar sind.
Die Buchung erfolgt nicht mehr nach dem traditionellen "Soll und Haben" gegen die Bank, sondern orientiert sich an den tatsächlichen Geschäftsvorfällen. Das System verbucht Transaktionen direkt gegen die verfügbaren Geldmittel, die einem bestimmten Zweck zugeordnet sind.
4) Verfügbare und geplante Geldmittel
Im Rahmen unseres innovativen Buchhaltungskonzepts legt SCALARA besonderen Wert auf die genaue Darstellung und Unterscheidung von verfügbaren und tatsächlichen Geldmitteln. Diese Transparenz ermöglicht es, jederzeit den aktuellen Stand der tatsächlich verfügbaren Geldmittel für unterschiedliche Zwecke, mindestens Kostentragung und Erhaltungsrücklage, zu überblicken.
Durch die direkte Verbuchung jeder Einnahme und Ausgabe ändern sich die verfügbaren Geldmittel des betreffenden Zwecks entsprechend. Das ermöglicht es Ihnen, realistische und zeitnahe Vergleiche zwischen den geplanten und den tatsächlich verfügbaren Geldmitteln anzustellen. Eine Diskrepanz zwischen diesen beiden Werten kann auf Probleme hinweisen, wie unerwartete Ausgaben oder säumige Eigentümer.
SCALARA bietet hierbei eine herausragende Innovation: die vollständige Nachvollziehbarkeit jedes Cents in Echtzeit. Dies erhöht nicht nur die Transparenz für die Verwalter, sondern auch für die Eigentümer, die das System für Überprüfungen nutzen können.
Die geplanten Geldmittel werden aus dem Wirtschaftsplan abgeleitet und automatisch in die Buchhaltung eingetragen. Dies stellt sicher, dass alle Vorschusszahlungen und erwarteten Einnahmen korrekt ausgewiesen werden. Die Gegenüberstellung der geplanten und tatsächlichen Geldmittel und dem tatsächlichen Bankkontenstand auf einem Dashboard erleichtert die Kontrolle und das Verständnis der finanziellen Situation der Wohnungseigentümergemeinschaft.
Diese neu gewonnene Transparenz hilft bei der Einhaltung der Zweckbindung von Geldmitteln. Zum Beispiel dürfen Mittel aus der Erhaltungsrücklage nicht ohne Beschluss der Eigentümer für Kosten verwendet werden, die der Kostentragung zugeordnet sind.
5) Einheitenkonten
Für jede Einheit, die Sie in den Stammdaten angelegt haben, erzeugt SCALARA ein Forderungs- und ein Verbindlichkeitenkonto sowie ein Verfügbare Geldmittelkonto.
Die Konten müssen Sie also nicht manuell hinzufügen oder anpassen.
Dies passiert automatisch über die Anlage der Einheiten in den Stammdaten der Immobilie.
In SCALARA wird die Abrechnung über die Einheit und nicht den Eigentümer ernstgenommen und konsequent umgesetzt.
Die Wohnungseigentümergemeinschaft interessiert es im ersten Schritt nämlich nicht, wer Eigentümer der Sondereigentumseinheit ist. Dies wird erst relevant, wenn es darum geht, den Anspruch auf Zahlung der Vorschüsse durchzusetzen.
Insofern müssen Sie in der WEG-Buchhaltung auch keine Eigentümerkonten eröffnen und Schließen bei einem Eigentümerwechsel, da die Einheit im Regelfall ja bestehen bleibt.
Den Eigentümerwechsel dokumentieren Sie einfach in den Stammdaten.
SCALARA zieht sich die Personendaten dann automatisch, z.B. bei der Erstellung der Jahresabrechnung.
6) Rücklagen / Sonderumlagen
Eine Erhaltungsrücklage ist immer standardmäßig in der Kontenübersicht enthalten.
Wenn Sie darüber hinaus weitere Rücklage in dieser Immobilie führen können Sie diese ganz einfach zum WEG-Kontenrahmen hinzufügen.
Lesen Sie dazu gerne den eigenen Wissensartikel zur Rücklage hier.
7) Kontenübersicht individualisieren
Lesen Sie hier, wie Sie Konten bearbeiten und weitere hinzufügen können, um die Kontenübersicht auf Ihre Immobilie anzupassen.
Fehlt Ihnen ein Ausgabenkonto? – Sie können es einfach hinzufügen.
Sie möchten bestimmte Kosten, gesondert für einzelne Häuser buchen? – Duplizieren Sie die Konten einfach und vermerken die Häuser in der Zusatzbezeichnung.
