Die Kontenübersicht bietet Ihnen einen Überblick über alle bebuchten Konten und deren Stand pro Immobilie.
I. Struktur
Der Kontenübersicht liegt ein von den Experten bei SCALARA eigens entwickelter WEG-Kontenrahmen zugrunde. Bisher gab es keinen anerkannten spezifischen Kontenrahmen für die WEG-Buchhaltung, so dass eine Eigenentwicklung notwendig war, um eine Anpassung eines generischen Kontenrahmens wie SKR03 zu umgehen.
Das Besondere ist, dass neben dem Zuschnitt auf die tatsächlich relevanten Einnahmen- und Ausgabenposten diese auch nach nach Zweckbindung der Geldmittel dargestellt sind.
Das führt dazu, dass Sie auf einen Blick erkennen können, welche Konten zur Kostentragung, zur Erhaltungsrücklage oder sonstigen Rücklagen gehören und wie der Geldmittelstand ist.
Um mit SCALARA bei der WEG-Buchhaltung besonders viel Zeit zu sparen und gleichzeitig Transparenz zu schaffen, wurde eine Abwandlung der doppelten Buchführung konzeptioniert.
Eine Folge dieses innovativen Konzepts ist, dass die Darstellung der verfügbaren Geldmittel pro Zweck erfolgen kann.
So sehen Sie auf einen Blick, ob in der Kostentragung ausreichend liquide Mittel sind, ob Sie in einen Engpass laufen oder sogar auf Geld in der Erhaltungsrücklage zurückgreifen müssen, um Ausgaben tätigen zu können.
Vorsicht:
Sie dürfen ohne Beschluss Geld nicht zweckentfremden, also Ausgaben der Kostentragung nicht mit Geldmitteln aus einer Rücklage begleichen!
Als Treuhänder der Wohnungseigentümer sind Sie an die Zweckbindung gebunden.
Sie könnten sich allerdings einen Vorratsbeschluss einräumen lassen oder direkt eine Liquiditätsrücklage beschließen, auf die Sie bei Liquiditätsengpässen auch ohne Individualbeschluss zugreifen können.
Grundsätzlich passiert es gerade am Anfang des Jahres häufig, dass die Geldmittel der Kostentragung durch die Vorschüsse noch nicht ausreichend gefüllt sind, um die oftmals hohen Jahresrechnungen zu decken, die zu Beginn des Jahres fällig werden.
Hier kann Ihnen SCALARA nun Transparenz verschaffen und einen neuen Handlungsspielraum eröffnen.
Zudem werden auch die geplanten Geldmittel pro Zweck basierend auf dem Wirtschaftsplan dargestellt.
Die Kostentragung und die Erhaltungsrücklage speisen sich aus den Vorschusszahlungen, deren Höhe sich aus den geplanten Einnahmen und Ausgaben im Wirtschaftsplan errechnen.
Mit dem Ausweis der geplanten Geldmittel haben Sie so eine Kontrolle, ob es eine Diskrepanz zwischen den geplanten Geldmitten pro Zweck und den tatsächlich verfügbaren Geldmitteln gibt.
Gibt es zwischen beiden eine Abweichung, stimmt entweder etwas mit der Zahlung durch die Eigentümer nicht oder es liegt eine außerplanmäßige Ausgabe vor.
Zuletzt haben sich die Rechnungswesenexperten, die SCALARA bei der Entwicklung des neuartigen Buchhaltungskonzeptes unterstützt haben, dazu entschieden eine Standardisierung der Begriffe vorzunehmen und gleichzeitig auf eine Harmonisierung mit der Mietbuchhaltung hinzuwirken.
Die Bezeichnung der Einnahmen- und Ausgabenkonten können in der Folge nicht verändert werden. Dies führt zu einer Vereinheitlichung und Qualitätssicherung für Sie, aber auch für Ihre Eigentümer.
Insbesondere wenn Sie die WEG-Verwaltung und die Sondereigentumsverwaltung übernehmen, herrscht fortan keine Verwirrung mehr wegen abweichender Bezeichnungen und Begrifflichkeiten.
II. Individualisierung auf die Immobilie
Wenn Sie für eine Immobilie mit der WEG-Buchhaltung in SCALARA beginnen, müssen Sie als erstes die Kontenübersicht auf die Gegebenheiten der Immobilie anpassen.
Dafür sind folgende Schritte notwendig:
1. Duplizieren & bearbeiten der Konten
Über den kleinen Stift im Tabelleneintrag rechts können Sie jedes Buchhaltungskonto mit einer individuellen Zusatzbezeichnung versehen. Dann erscheint ein Fenster mit dem Namen “Konto bearbeiten”.
Nun können Sie die Zusatzbezeichnung eintippen und auf Speichern drücken.
Und schon erscheint die Bezeichnung für Ihre bessere Übersicht.
Außerdem können Sie ein Konto duplizieren, wenn Sie in Ihrer WEG mehrere Konten dieser Art brauchen. Auch hier öffnet sich ein neues Fenster und Sie vergeben eine Zusatzbezeichnung und können das Konto erstellen.
Bitte beachten:
Sie können keine Buchhaltungskonten aus der Kontenübersicht löschen, da dieser der standardisierte SCALARA Kontenrahmen für WEG zugrunde liegt. Selbstverständlich werden im Wirtschaftsplan oder Jahresabschluss aber nur die Konten angezeigt, die auch tatsächlich bebucht wurden.
2. Rücklage hinzufügen
Eine Erhaltungsrücklage ist immer standardmäßig in der Kontenübersicht enthalten.
Wenn Sie darüber hinaus weitere Rücklage in dieser Immobilie führen können Sie diese ganz einfach zum WEG-Kontenrahmen hinzufügen.
Lesen Sie dazu gerne den eigenen Wissensartikel zur Rücklage hier.
3. Einheitenkonten
Für jede Einheit, die Sie in den Stammdaten angelegt haben, erzeugt SCALARA ein Forderungs- und ein Verbindlichkeitenkonto sowie ein Verfügbare Geldmittelkonto.
Die Konten müssen Sie also nicht manuell hinzufügen oder anpassen.
Dies passiert automatisch über die Anlage der Einheiten in den Stammdaten der Immobilie.
In SCALARA wird die Abrechnung über die Einheit und nicht den Eigentümer ernstgenommen und konsequent umgesetzt.
Die Wohnungseigentümergemeinschaft interessiert es im ersten Schritt nämlich nicht, wer Eigentümer der Sondereigentumseinheit ist. Dies wird erst relevant, wenn es darum geht, den Anspruch auf Zahlung der Vorschüsse durchzusetzen.
Insofern müssen Sie in der WEG-Buchhaltung auch keine Eigentümerkonten eröffnen und Schließen bei einem Eigentümerwechsel, da die Einheit im Regelfall ja bestehen bleibt.
Den Eigentümerwechsel dokumentieren Sie einfach in den Stammdaten.
SCALARA zieht sich die Personendaten dann automatisch, z.B. bei der Erstellung der Jahresabrechnung.