In SCALARA können Sie die Generierung & Verbuchung von wiederkehrenden offenen Posten automatisieren. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie das geht.
In nahezu jeder Immobilie gibt es wiederkehrende offene Posten, z.B. die Vergütung des Hausmeisters oder der Gebäudereinigung.
Um einen wiederkehrenden offenen Posten automatisch zu erstellen, den Zahlungsverkehr auszulösen und verbuchen zu lassen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Übersicht offene Posten
Rufen Sie zunächst unter "Finanzen" die "Offene Posten" - Seite auf.
2. Offenen Posten merken
Erstellen Sie nun eine Forderung oder Verbindlichkeit der WEG oder des Eigentümers eines Mietverwaltungsobjektes über den schwarzen Knopf auf der rechten Seite.
Es öffnet sich ein vollflächiges Fenster, bei dem Sie auswählen können, ob es sich um eine einmaligen offenen Posten oder um einen wiederkehrenden offenen Posten handelt. 
Geben Sie nun die relevanten Informationen ein, um einen offenen Posten zu generieren.
Dieser wird dann so zum Fälligkeitszeitraum generiert.
Die Angabe des Buchhaltungskontos ist die Grundlage für die automatisierte Verbuchung, sobald der passende Bankumsatz auf dem Bankkonto synchronisiert wurde.
Sie können den wiederkehrenden offenen Posten direkt mit einem bestehenden Kontakt verknüpfen, hier z.B. dem Hauswart.
Außerdem können Sie hier bereits auswählen, ob Sie auch direkt einen Zahlungsauftrag generieren möchten.
Verbindlichkeit = Überweisung
Forderung = Lastschrift
Zuletzt können Sie auch einen Beleg mit dem wiederkehrenden offenen Posten verknüpfen, der dann immer auch an den verbuchten Bankumsatz verknüpft wird.
3. Optional: Zahlungsauftrag erstellen
Wenn Sie zu dem wiederkehrenden offenen Posten direkt den Zahlungsauftrag erstellen, wird jedes Mal zur Fälligkeit des Postens auch direkt die Überweisung oder Lastschrift erstellt, die Sie dann nur noch freigeben müssen.
Dafür müssen Sie die entsprechende Bankverbindung angeben, zu welcher der Zahlungsauftrag erstellt werden soll.
Sie füllen dann die entsprechenden Zahlungsdetails aus. Wenn Sie einen Kontakt verknüpft haben und dessen Bankverbindung bekannt ist, wird diese automatisch vorausgefüllt.
Geschafft!
Nun wird der offene Posten immer zum Fälligkeitszeitpunkt generiert.
Gleichzeitig wird der entsprechende Zahlungsauftrag in Ihre Bankaufträge eingestellt und Sie müssen diesen nur noch freigeben.
Sobald die Transaktion auf dem Bankkonto synchronisiert ist, wird der Bankumsatz wie von Ihnen vorgegeben verbucht und mit dieser Buchung wird der automatisch generierte offene Posten geschlossen.
Zudem wird immer der entsprechende Dauerbeleg verknüpft.
Eine Übersicht über alle wiederkehrenden offenen Posten finden Sie ebenfalls unter der Übersichtsseite "Offene Posten". 