Wie verbuche ich Vorschüsse, wenn der Lieferant eine Gesamtsumme einzieht?

Der Fall:

1. Sie erhalten regelmäßig (z.B. monatlich) Vorschüsse. Teil dieser Vorschüsse ist ein Anteil für Strom / Wasser / Gas. Etc.

2. Die entsprechenden Stadtwerke bzw. Lieferanten ziehen aber nur quartalsweise oder sogar nur jährlich ein.

Sollte diese Annahme korrekt sein, dann müssen Sie kein Zwischenkonto nutzen.

Die Vorschüsse sind ja bereits durch den Wirtschaftsplan vorgegeben. Wenn die Vorschüsse eingehen, dann werden die entsprechenden Anteile auf die Buchhaltungskonten verbucht. Im Falle von Wasser wird der Vorschuss zur Kostentragung automatisch auf das Konto „Verfügbare Geldmittel Kostentragung“ gebucht. Sobald ein Lieferant nun eine Rechnung stellt, ist der Vorgang als Ausgabe auf das Ausgabenkonto „Wasserversorgung“ zu buchen. Hierfür können Sie dann den Vorgang „Geldausgang buchen“ -> „Ausgabe“ nutzen.

Sollten Sie das dann gemacht haben, wird das Konto „Verfügbare Geldmittel Kostentragung“ um den entsprechenden Betrag reduziert.

Rein rechtlich ist der Vorschuss ein Gesamtbetrag, auch wenn er einen Teil für z.B. Wasser enthält. Sie müssen ihn also nicht weiter aufschlüsseln.

Sollte das Barvermögen auf dem Bankkonto zum Zeitpunkt der Abbuchung nicht ausreichen, dann sollten Sie ggfs. überlegen sich eine Liquiditätsrücklage beschließen zu lassen aus der Sie etwaige Unterdeckungen querfinanzieren können.