Buchung nach Geschäftsvorfällen

Bei SCALARA versuchen wir soviel fachliche Logik wie möglich bereits in die Software zu integrieren. 

Dafür haben wir mit unseren Experten unterschiedliche Geschäftsvorfälle entwickelt, über die eine Verbuchung vorgenommen wird. In der Folge ist eine klassische Buchung "Soll-an-Haben" nicht mehr nötig.

Sobald Sie eine Transaktion von dem integrierten Bankkonto zur Verbuchung auswählen, erkennt die Software, ob es sich um einen Zahlungseingang oder Zahlungsausgang handelt und gibt Ihnen auch nur die entsprechenden Geschäftsvorfälle zur Auswahl. 

Die Geschäftsvorfälle im Einzelnen: 

1. Geldeingang 

• Einnahme
  • Mit diesem Geschäftsvorfall können Sie eine reguläre Einnahme verbuchen, z.B. Mieteinnahmen oder Zinserträge. 
• Forderung gegenüber Dritten schließen
  • Hier werden sonstige Forderungen gegen Dritte verbucht, für die Sie bereits einen offenen Posten erstellt haben, z.B. Guthaben aus der Wasserabrechnung des Vorjahres.
• Rückbelasteter Einzug
  • Wurde eine Ihrer Lastschriften rückbelastet, können Sie hier den ursprünglichen Eingang verbuchen.

2. Geldausgänge

• Ausgabe
  • Mit diesem Geschäftsvorfall können Sie eine Ausgabe verbuchen, z.B. die Bezahlung einer Rechnung des Hausmeisters. 

• Verbindlichkeit gegenüber Dritten schließen
  • Mit diesem Geschäftsvorfall verbuchen Sie die Bezahlung einer gemerkten Verbindlichkeit gegen einen Dritten.
• Guthaben einer Einheit auszahlen
  • Wenn eine Einheit über ein Guthaben verfügt (z.B. durch überzahlte Vorschüsse), können Sie die Verbindlichkeit mit diesem Geschäftsvorfall schließen.
• Rückbelasteter Einzug 
  • Wenn Ihnen eine Lastschrift rückbelastet wurde, können Sie hier die Rücklastschrift ohne Gebühr verbuchen. Die Gebühr müssen Sie danach als Forderung gegenüber Dritten verbuchen. 

3. Vorschüsse

• Geldeingang - Vorschusszahlung
  • Hier können Sie manuell die Vorschusszahlungen der Eigentümer verbuchen.
• Verbindlichkeit anlegen - Rückzahlung aus Jahresabrechnung
  • Hier können Sie Rückzahlungen an die Einheiten anlegen, die aus der Anpassung der Vorschüsse im Rahmen der Jahresabrechnung entstehen (Guthaben aus der Abrechnungsspitze).
• Geldausgang - Rückzahlung aus Jahresabrechnung
  • Hier werden die Rückzahlungen aus der Anpassung der Vorschüsse verbucht, die im Rahmen der Jahresabrechnung entstanden sind (Guthaben aus der Abrechnungsspitze). Bitte beachten Sie, dass die Verbindlichkeiten automatisch über die Jahresabrechnung in SCALARA angelegt werden, die Sie hiermit schließen. Wenn Sie bei Verwaltungsübernahme die Abrechnungsspitze manuell nachbuchen, müssen Sie zuerst die Verbindlichkeit anlegen.
• Vorschüsse - Weitere Rücklage / Sonderumlage 
  • Hiermit können Sie eine zukünftige und laut Wirtschaftsplan beschlossene Abschlagszahlung für eine weitere Rücklage anlegen. 
• Geldeingang - Überzahlter Vorschuss
  • Sollte ein Eigentümer zu viel gezahlt haben, können Sie die Differenz (Überzahlung) auf das entsprechende Guthabenkonto (Verbindlichkeitenkonto) der Einheiten verbuchen. 
• Forderung anlegen - Nachzahlung aus Jahresabrechnung
  • Hier können Sie Forderungen gegen die Einheiten anlegen, die aus der Anpassung der Vorschüsse im Rahmen der Jahresabrechnung ergeben haben (sog. Nachschüsse).
• Geldeingang - Nachzahlung aus Jahresabrechnung
  • Hier werden die Nachschüsse verbucht, die im Rahmen der Jahresabrechnung entstanden sind (Nachzahlungen aus der Abrechnungsspitze). Bitte beachten Sie, dass die Forderungen automatisch über die Jahresabrechnung in SCALARA angelegt werden, die Sie hiermit schließen. Wenn Sie bei Verwaltungsübernahme die Abrechnungsspitze manuell nachbuchen, müssen Sie zuerst die Forderung anlegen.

3. Umbuchen 

• Kostentragung / Aktivseite
  • Hiermit können Sie Umbuchungen zwischen Buchhaltungskonten der Aktivseite durchführen, dies beinhaltet Ausgabenkonten wie z.B. Heizung oder Strom.
• Einnahmen / Passivseite
  • Hiermit können Sie Umbuchungen zwischen Buchhaltungskonten der Passivseite durchführen. Dies beinhaltet Einnahmenkonten wie z.B. Miete oder allgemeine Einnahmen. 
• Geldmittelkonten
  • Hiermit können Sie Umbuchungen zwischen Geldmittelkonten durchführen. Damit können Sie z.B.Bewegungen vom Girokonto auf das Tagesgeldkonto dokumentieren.

4. Abgrenzen

• Verbindlichkeit - Versorger / Dienstleister
• Forderung - Versorger / Dienstleister
• Abgrenzung - Überzahlte Abschläge (Abgrenzung Heizkosten) 
• Schließen von Verbindlichkeiten aus Abgrenzung
• Schließen von Forderungen aus Abgrenzung