Wenn Sie mit der Buchhaltung starten, müssen Sie die Anfangsbestände vorher in SCALARA zu einem Stichtag eingeben. Hier erfahren Sie den Hintergrund dafür, erhalten eine Anleitung für WEG sowie Miet- & SE-Verwaltung und eine Anleitung für spezielle Sonderfälle.
1.) Hintergrund
Die Salden Ihrer Bankkonten müssen zum Start in der Buchhaltung abgebildet werden.
Weil das Geld in der WEG-Verwaltung zweckgebunden ist, ordnen Sie es beim Erfassen den richtigen Rücklagen zu.
Ob das Geld auf einem oder mehreren Konten liegt, spielt keine Rolle.
Wichtig ist nur: In der Buchhaltung muss klar erkennbar sein, welcher Anteil zur Erhaltungsrücklage, Liquiditätsrücklage oder anderen Rücklagen gehört.
Zum gewählten Stichtag tragen Sie den Gesamtbestand Ihrer Bankkonten in SCALARA ein.
Damit stimmen zum Start die Salden der Geldkonten und der Buchhaltung überein.
Ab dem gewählten Stichtag zieht SCALARA automatisch die Umsätze der Bankkonten.
Frühere Umsätze sind bereits im Startsaldo enthalten.
2.) Anfangsbestand eingeben (WEG)
Die Erhaltungsrücklage ist – wie gesetzlich vorgeschrieben (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG) – im SCALARA-Kontenrahmen bereits standardmäßig enthalten.
Falls Ihre WEG über weitere Rücklagen verfügt (z. B. eine Heizungsrücklage oder eine Liquiditätsreserve), legen Sie diese bitte vor Eingabe der Anfangsbestände in der Kontenübersicht an. Artikel Rücklagen hinzufügen
Nur so ist gewährleistet, dass Sie die vorhandenen Geldmittel zum Stichtag korrekt und vollständig auf die einzelnen Rücklagen aufteilen können.
Öffnen Sie in der Buchhaltung die Kontenübersicht und klicken Sie oben rechts auf „Anfangsbestände eingeben“.
Öffnen Sie in der Buchhaltung die Kontenübersicht und klicken Sie oben rechts auf „Anfangsbestände eingeben“.
Hier wählen Sie den Stichtag, zu dem Sie mit der Buchhaltung starten möchten – in der Regel der erste Tag des Wirtschaftsjahres, das Sie erstmals in SCALARA abbilden.
Im nächsten Schritt tragen Sie die Summe der vorhandenen Geldmittel ein. Diese ergibt sich aus dem Saldo aller Bankkonten zum Stichtag (synchronisierte und manuell angelegte). Der Betrag wird aufgeteilt auf:
- Erhaltungsrücklage (inkl. Geldmittel der Kostentragung)
- ggf. weitere Rücklagen, die Sie manuell anlegen können
Hinweis zur Kostentragung:
Geldmittel, die noch der Kostentragung (laufende Ausgaben des Vorjahres) zugeordnet sind, gehören nicht ins neue Jahr. Sie werden durch die Abrechnungsspitze aufgelöst und den Eigentümern über Nach- oder Rückzahlungen zugeordnet. Da sie vorerst im System verbleiben, werden sie als Teil der Erhaltungsrücklage erfasst und so „zwischenfinanziert“.
Hinweis zu Verbindlichkeiten:
Falls zum Stichtag noch offene Rechnungen oder Verpflichtungen bestehen (z. B. aus Hausmeister-, Wartungs- oder Versorgungsverträgen), müssen diese als Verbindlichkeiten erfasst werden. Diese werden später im laufenden Buchungsjahr über Geschäftsvorfälle geschlossen – damit die Buchhaltung korrekt abgeglichen ist.
3.) Anfangsbestand eingaben (Miet- & SE-Verwaltung)
Öffnen Sie in der Buchhaltung die Kontenübersicht und klicken Sie oben rechts auf „Anfangsbestände eingeben“.
Wählen Sie hier den Stichtag, mit dem Sie in SCALARA starten möchten – in der Regel der erste Tag des Abrechnungsjahres, für das Sie die erste Betriebskostenabrechnung erstellen möchten.
Hinweis zu Mietforderungen:
Forderungen gegenüber Mietern (Miete, Betriebskosten etc.) werden automatisch ab dem Starttag erzeugt – auf Basis der Angaben in den Nutzungseinheiten. Sie müssen diese also nicht manuell als Anfangsbestand erfassen.
Tragen Sie anschließend die Summe aller Geldmittel zum gewählten Stichtag ein – also die Salden aller synchronisierten Bankkonten sowie ggf. manuell angelegter Konten. Im Mietbereich gibt es keine Aufteilung in Rücklagenarten – alle verfügbaren Geldmittel werden gemeinsam erfasst.
4) Spezialfall: Vorschusszahlung vor dem Startdatum
Es kann vorkommen, dass Eigentümer ihre Vorschüsse oder Mieter ihre Miete noch im alten Jahr überweisen, obwohl die Forderung erst im neuen Jahr entsteht. Beispiel: Zahlung am 30.12.2023 für den Vorschuss Januar 2024.
In diesem Fall ist der Betrag bereits im Anfangsbestand enthalten, wird aber nicht als Umsatz übernommen, da der Starttag auf den 01.01.2024 gesetzt ist. Die Folge: Die Forderung bleibt offen, der Zahlungseingang fehlt buchhalterisch.
So gehen Sie korrekt vor:
- Reduzieren Sie den Anfangsbestand zum 01.01.2024 um den Betrag der frühzeitigen Zahlung.
- Verbuchen Sie die Forderung ohne Umsatz manuell (z. B. über „Geldeingang – Vorschusszahlung“).
So vermeiden Sie eine doppelte Erfassung und die Salden stimmen.
Hinweis:
Diese Behandlung ist nur zulässig, wenn im Wirtschaftsplan oder durch Beschluss geregelt ist, dass frühzeitige Zahlungen dem neuen Jahr zugeordnet werden dürfen. Andernfalls ist die periodengerechte Zuordnung rechtlich angreifbar.